自治会の歴史(18)文書保存規定

IT委員会代表TT

⒈.はじめに
27年度総会提出 平成28年4月施行の「文書保存規定」を基礎に述べます。
集会所専用ロッカー保管している(会員名簿、資産台帳、契約書、予算決算報告、会計帳簿・付属書類、自治会費納入関係、行政機関への申請および要求書)は一般の会員が見れるものではないので省きます。
また、総務保管(回覧書類、各種届)および各部専用(部会議事録、引き継ぎ書類)も専門部の人が知っておればいいので、対象外にします。
ここでは、一般会員全体に関係し、長期保管の対象になっている、広報誌「あすみ」、総会議事録、役員会議事録に絞って検討しましました。2

2.国会中継を見る-文書保管問題-

文書保管の重要さについて考えるいい材料として、「桜を見る会」があります。日経新聞の世論調査をみると、与党不支持の人のほとんどが「納得できない」でした。与党支持の人でも、8割が「納得できない」でした。

何か後ろめたさのある文書は、法律に触れないという解釈ができそうなものはすぐに、廃棄・隠蔽しようとします。消すことができないと、上部の意向を忖度して、下部が改竄しようとします。これがばれて懲罰問題になりました。
これに比べると、レベルの低い身近な問題ですが、自治会でも似たようなことが起こりそうです。「文書保存規定」を作った目的の一つにこのようなことを避けたいという目的もあったのではないでしょうか。

3.集会所和室で保管状況を確かめてみました

我が自治会の文書保存状況はどうなっているのでしょうか。集会所へ行って調べてみました。
広報誌「あすみ」は自治会発足当時から全部保存されていました。
総会および役員会議事録は、寺本・吉川・井出・長谷部・須田・各会長および森山会長1年目の期間、平成20年度から平成29年度までは(内容は確認していませんが、)ファイルは揃っています。また、平成20年度より前は、総会および役員会の議事録は広報誌「あすみ」に掲載されています。
とくに、「文書保存規定」が総会に提案される前の平成26および27年度はよく整理されています。これから見ると27年度総会提案は、長年行われてきたことを、成文化して「規則」としたもので、無理のないものだと思います。
ただ、ただ平成30年度(森山会長2年目)および本年度の保存記録は見つかりません。総務部の方で確認して下さい。もし、揃えていないのならば、「規則違反」になります。この程度の事項ならば、第一の責任は該当年の総務部長だと思います。総務担当副会長・会長は監督責任があります。筆者も平成30年度の副会長なので、少しは責任があるかもしれません。

4.平成30年度以降は今のうちに揃えて下さい
今は責任を追及するのが問題でなく、長年続けてきたことを途切らさないようにという希望です。会則・規則で決まったことをするのは、総務部長の権限と責任の問題です。
本年度分は、年度末に纏めるという考えかもしれません。それでもいいですが、ぜひ実行して下さい。本来は、役員会議事録などは回覧が終わったら、すぐにファイルしておいて、誰でも見れるようにするものでしょうが。
平成30年度の資料も今ならば集められるでしょう。平成30年度の総務部長に頼んでも出来ないのなら、本年度の総務部長でも出来る問題です。
広報誌「あすみ」も不揃いがあったのを、川上幸作さんが一人で集めて、ファイルしたものと聞いています。
平成30年度は、前年度の会則改定問題、集会所立替アンケートという議論を呼ぶ議題が多かったので、筆者も全部ではありませんが、だいたい揃えいます。集会所に揃えないと隠蔽しているのではないかと、あらぬ疑いをかけられますので、担当の方はぜひ進めて、伝統を途切らさないようにして下さい。もともと、これらの資料は秘密のものではありません。保存のいい人は個人で保管しています。

5.保管書類の価値は
保管書類には、書く人、整理保管する人、纏める人がいて初めて価値が生じます。
20周年誌、30周年誌は保管された書類がないと書けません。
将来40周年誌、50周年誌も書かれるでしょう。その時に、「平成30年度の資料はありません」となると悲しいです。
筆者は保管されて資料を基に、切り口を変えて、18回にわたり自治会の歴史をブログに纏めてきました。新任の役員が短時間に読めるようにし、実践に当たって字引のように使え、もっと詳しく知りたい時は、分かるように出展を出来るだけ明記しました。
以下、20年誌お30周年誌について詳しく述べます。

5.1.20周年誌
平成19年度に書かれた「20周年記念誌」は片山会長の時に纏められています。年表と歴代会長の座談会が主ですが、歴史を正しく纏めています。片山会長が司会をしながら、歴代会長に発言を求めながら、歴史の流れに乗せています。「あすみ」と照合してみると歴史を正しく表現しています。
片山会長はコピーライターの仕事をしていた人で、自分が目立たずに人を立てるように纏めるのが上手でした。編集に参加した役員の貢献が分かるようにプロジェクトメンバーの名前を明記しています。

5.2.30周年誌

30周年誌は、森山会長1年目、筆者も副会長1年目の平成29年度に編集発行されましたが、20年誌のようにプロジェクトを組んだものではありません。時間が足りなかったのか、歴史の纏めとして必要な根拠の記載がなく、募る思いだけが先行したものがあります。

この中で、当時の龍谷広報部長の年表と写真の編集は、広報誌「あすみ」をよく読んだ労作です。
ボランティアグループの記事は、個人的に自治会関連資料をまとめたものです。資料の整理の大切さを示す例です。
また、村本さんの「防犯パトロール隊」の記事は、大型ファイル2冊の厚さ10センチの資料を基にした投稿です。この資料は千葉市長の表彰状を受けるにも役立っています。文書保存規定対象でない、個人のファイルです。
長谷部さんのIT委員会の記事も、自分から役員などに発した資料を基にしています。
兀脇さんの「見守り隊」の記事は、自治会のブログに毎月報告している記事から纏めたものです。

筆者が書いた「千葉市人口統計表」からの記事は、10年以上前に「あすみ」に投降したときから毎年気にかけていた統計の現代的再整理です。

6.電子記録
歴史を纏めていて思うのは、「電子記録のいいところは、集会所に行かなくても、自宅で読める」ということです。
避難訓練マニュアルは、長谷部さん投稿の『あすみが丘ふるさとエクスプローラ』で観ました。見守り隊の記事も兀脇さんのブログ投稿を全部を通読しました。>

自治会の歴史(18)文書保存規定」への2件のフィードバック

  1. 有難うございます。この文書保存規定の発端は小生が副会長時代に当時の集会所委員長が集会所内の整理整頓を実行する中で、陳腐化した書類や什器、備品類が出てくる中で、処分していいか迷ったことが発端です。当時何処を探しても文書保存に関する規定等がどこにもなく、これでは処分するにも今後困ることになることと、当時の長谷部会長が自治会ホームページにブログというIT機能を導入したことにより、何らかの文書保存規定(ITを含めた)を作成する必要があると思い、作成し、総会に図り、賛同を得、可決したものです。その後、森山会長時代に例の法人成りに基づく会則の全面改訂に紛れて、改訂されたようです。いずれにしても、最低限決まったものは励行してほしいですね。前段の会則の全面改訂は総会の承認を得ていないと理解をしています。未だに長谷部さんへの自治会要望書への回答がありませんからね。

    福祉委員長 H

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