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千葉市コロナ対策  自治会総会など

IT委員会代表TT
正式の連絡はまだですが、コロナ対策として、総会は書面による議決方針と聞きました。
書面による議決の千葉市の方針は次の通りです。ご参考まで。 千葉市HPから。

町内自治会行事等の開催に伴う新型コロナウイルス感染症対策について

町内自治会行事等を開催する際には、千葉市における「新型コロナウイルス感染症の予防に関する情報」を参考にしていただき、開催の必要性や時期、また、定期総会等の議決事項がある会議にあっては、委任状や書面による表決について、ご検討の上ご判断をお願いいたします。なお、開催する場合は感染リスク低減に向けた取り組みを行っていただくようお願いいたします。

 

定期総会等の開催について

1 委任状や書面による表決の方法が規約に定められている場合

規約上の定めがある町内自治会においては、委任状や書面による表決の方法がございます。認可地縁団体についても、規約に特別な定めがない限り、委任状や書面による表決をすることができます。

2 委任状や書面による表決の方法が規約に定められていない場合

書面開催を検討されている町内自治会等におかれましては、参考の書式をお示ししますので、適宜修正のうえ、ご活用ください。なお、書面開催を行った場合は、新型コロナウイルス感染症の状況が収束した段階で、改めて臨時総会を開催し、遡って書面開催をした定期総会等の効力を補完していただくことが望まれます。

 

コロナウイルス対策ー3月2日、福祉委員長紹介記事に関係して‐

IT委員会代表TT

3月2日、福祉委員長紹介のブログ記事、コロナウイルスに関係した「千葉市からのお知らせ」をご覧ください。
とくに、自治会の幹部役員やボランティア活動に関係したまとめ役など、多数の人を集めることがある人に必要な記事を抜粋しましたので、ぜひご覧ください。
自治会ブログはこんな時に、役立ちます。

以下、「千葉市からのお知らせ」からの抜粋。

◇◇◇

「集団感染を防ぐために」
これまでに国内で感染が明らかになった方のうちの8割の方は、他の人に感染させていません。一方、「換気が悪く」、「人が密に集まって過ごすような空間」、「不特定多数の人が接触するおそれが高い場所」では、一人の感染者が複数に感染させた事例が報告されています。

集団感染を避けるため、以下のことにご注意ください。

換気が悪く、人が密に集まって過ごすような空間に集団で集まることを避けてください。
イベントを開催する方々は、風通しの悪い空間や、人が至近距離で会話する環境は、感染リスクが高いことから、その規模の大小にかかわらず、その開催の必要性について検討するとともに、開催する場合には、風通しの悪い空間をなるべく作らないなど、イベントの実施方法を工夫してください。

(参考)厚生労働省「新型コロナウイルスの集団感染を防ぐために(外部サイトへリンク)」

新型コロナウイルス あすみが丘第一自治会員として

IT委員会代表TT

1.あすみが丘にも、コロナウイルスの影響が出て来ました。
〇 スポーツジムのルネサンス、カーブスは期間を決めて、活動縮小・休止を始めました。
〇 プラザの図書館・体育館は休館。催しも中止が多くなりました。
〇 老人施設は、あすみが丘東の特老と高田町の施設は、家族も訪問お断り。ワンハンドレッドヒルズの前の施設も、緊急の用事がなければ、訪問ご遠慮。

2.私自身のまわりでは、
〇 数百人規模の会社OB懇親会中止(4月1日)
〇 千葉市主催の100人規模の会議も中止(3月)。
〇 毎月行っている数名の交流会も会場のレストランから休業連絡。
〇 会社の仲間、10人で東京に集まろうといてました懇親会も中止。
3月~4月の予定は全部中止です。

3.自治会関係では、
今日、福祉委員会も中止と聞きました。
月末には、「自治会総会」がありますが、どうなるのですか?
高齢者は人が集まるところには行きたくないですね。
会社の総会でやるように、議案ごとに賛否および意見を求める書類提出をするのも一案です。
緊急時です。
高齢者の多い自治会ですから。

あすみが丘で自動車盗と自販機荒らしが!!

千葉南警察署生活安全課より2月中旬にあすみが丘地域に以下の被害があったとの連絡がありました。

自動車盗(1)自動車盗 :あすみが丘7丁目   一般住宅駐車場  完全施錠自動車
2月18日午後6時から2月19日午前7時28分まで

(2)自販機荒らし:あすみが丘6丁目   公園内自販機の扉をバール様

の物でこじ開ける 2月18日午前11時53分から2月19日午前6時20分まで

近所の被害ですのでお互いに注意しましょう。

ITボランティアMH記

土気地域で2月初旬に空き巣の被害が3件発生!!

千葉南警空き巣イラスト察署生活安全課より次の3件の住居侵入被害があったことが報告されました。

(1) あすみが丘東5丁目 戸建住宅 2階腰高窓こじ開け侵入 2月7日午後2時頃から同月8日午前8時頃まで

(2) あすみが丘東5丁目 戸建住宅 2階寝室掃き出し窓こじ開け侵入 2月7日午後6時30分頃から同月8日午前7時30分頃までの間

(3) 高津戸町 戸建住宅 無施錠の玄関から侵入 2月4日午前9時30分頃から同月5日午前3時頃までの間

お互いに注意しましょう。

ITボランティアMH記

プラザ祭りの第一自治会員作品 (1)

IT委員会代表TT

2019年度プラザ祭りに出展された『あすみが丘第1自治会』のみなさまの作品を紹介します。

 

最初は第3ブロックの田中紀明さん。

田中さんは文体担当の副会長をされていました。今でもサマーフェスティバルでお世話になっています。

素晴らしい切り絵作品です。左は雪景色。右はスペイン・モンセラート。

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自治会の歴史(18)文書保存規定

IT委員会代表TT

⒈.はじめに
27年度総会提出 平成28年4月施行の「文書保存規定」を基礎に述べます。
集会所専用ロッカー保管している(会員名簿、資産台帳、契約書、予算決算報告、会計帳簿・付属書類、自治会費納入関係、行政機関への申請および要求書)は一般の会員が見れるものではないので省きます。
また、総務保管(回覧書類、各種届)および各部専用(部会議事録、引き継ぎ書類)も専門部の人が知っておればいいので、対象外にします。
ここでは、一般会員全体に関係し、長期保管の対象になっている、広報誌「あすみ」、総会議事録、役員会議事録に絞って検討しましました。2

2.国会中継を見る-文書保管問題-

文書保管の重要さについて考えるいい材料として、「桜を見る会」があります。日経新聞の世論調査をみると、与党不支持の人のほとんどが「納得できない」でした。与党支持の人でも、8割が「納得できない」でした。

何か後ろめたさのある文書は、法律に触れないという解釈ができそうなものはすぐに、廃棄・隠蔽しようとします。消すことができないと、上部の意向を忖度して、下部が改竄しようとします。これがばれて懲罰問題になりました。
これに比べると、レベルの低い身近な問題ですが、自治会でも似たようなことが起こりそうです。「文書保存規定」を作った目的の一つにこのようなことを避けたいという目的もあったのではないでしょうか。

3.集会所和室で保管状況を確かめてみました

我が自治会の文書保存状況はどうなっているのでしょうか。集会所へ行って調べてみました。
広報誌「あすみ」は自治会発足当時から全部保存されていました。
総会および役員会議事録は、寺本・吉川・井出・長谷部・須田・各会長および森山会長1年目の期間、平成20年度から平成29年度までは(内容は確認していませんが、)ファイルは揃っています。また、平成20年度より前は、総会および役員会の議事録は広報誌「あすみ」に掲載されています。
とくに、「文書保存規定」が総会に提案される前の平成26および27年度はよく整理されています。これから見ると27年度総会提案は、長年行われてきたことを、成文化して「規則」としたもので、無理のないものだと思います。
ただ、ただ平成30年度(森山会長2年目)および本年度の保存記録は見つかりません。総務部の方で確認して下さい。もし、揃えていないのならば、「規則違反」になります。この程度の事項ならば、第一の責任は該当年の総務部長だと思います。総務担当副会長・会長は監督責任があります。筆者も平成30年度の副会長なので、少しは責任があるかもしれません。

4.平成30年度以降は今のうちに揃えて下さい
今は責任を追及するのが問題でなく、長年続けてきたことを途切らさないようにという希望です。会則・規則で決まったことをするのは、総務部長の権限と責任の問題です。
本年度分は、年度末に纏めるという考えかもしれません。それでもいいですが、ぜひ実行して下さい。本来は、役員会議事録などは回覧が終わったら、すぐにファイルしておいて、誰でも見れるようにするものでしょうが。
平成30年度の資料も今ならば集められるでしょう。平成30年度の総務部長に頼んでも出来ないのなら、本年度の総務部長でも出来る問題です。
広報誌「あすみ」も不揃いがあったのを、川上幸作さんが一人で集めて、ファイルしたものと聞いています。
平成30年度は、前年度の会則改定問題、集会所立替アンケートという議論を呼ぶ議題が多かったので、筆者も全部ではありませんが、だいたい揃えいます。集会所に揃えないと隠蔽しているのではないかと、あらぬ疑いをかけられますので、担当の方はぜひ進めて、伝統を途切らさないようにして下さい。もともと、これらの資料は秘密のものではありません。保存のいい人は個人で保管しています。

5.保管書類の価値は
保管書類には、書く人、整理保管する人、纏める人がいて初めて価値が生じます。
20周年誌、30周年誌は保管された書類がないと書けません。
将来40周年誌、50周年誌も書かれるでしょう。その時に、「平成30年度の資料はありません」となると悲しいです。
筆者は保管されて資料を基に、切り口を変えて、18回にわたり自治会の歴史をブログに纏めてきました。新任の役員が短時間に読めるようにし、実践に当たって字引のように使え、もっと詳しく知りたい時は、分かるように出展を出来るだけ明記しました。
以下、20年誌お30周年誌について詳しく述べます。

5.1.20周年誌
平成19年度に書かれた「20周年記念誌」は片山会長の時に纏められています。年表と歴代会長の座談会が主ですが、歴史を正しく纏めています。片山会長が司会をしながら、歴代会長に発言を求めながら、歴史の流れに乗せています。「あすみ」と照合してみると歴史を正しく表現しています。
片山会長はコピーライターの仕事をしていた人で、自分が目立たずに人を立てるように纏めるのが上手でした。編集に参加した役員の貢献が分かるようにプロジェクトメンバーの名前を明記しています。

5.2.30周年誌

30周年誌は、森山会長1年目、筆者も副会長1年目の平成29年度に編集発行されましたが、20年誌のようにプロジェクトを組んだものではありません。時間が足りなかったのか、歴史の纏めとして必要な根拠の記載がなく、募る思いだけが先行したものがあります。

この中で、当時の龍谷広報部長の年表と写真の編集は、広報誌「あすみ」をよく読んだ労作です。
ボランティアグループの記事は、個人的に自治会関連資料をまとめたものです。資料の整理の大切さを示す例です。
また、村本さんの「防犯パトロール隊」の記事は、大型ファイル2冊の厚さ10センチの資料を基にした投稿です。この資料は千葉市長の表彰状を受けるにも役立っています。文書保存規定対象でない、個人のファイルです。
長谷部さんのIT委員会の記事も、自分から役員などに発した資料を基にしています。
兀脇さんの「見守り隊」の記事は、自治会のブログに毎月報告している記事から纏めたものです。

筆者が書いた「千葉市人口統計表」からの記事は、10年以上前に「あすみ」に投降したときから毎年気にかけていた統計の現代的再整理です。

6.電子記録
歴史を纏めていて思うのは、「電子記録のいいところは、集会所に行かなくても、自宅で読める」ということです。
避難訓練マニュアルは、長谷部さん投稿の『あすみが丘ふるさとエクスプローラ』で観ました。見守り隊の記事も兀脇さんのブログ投稿を全部を通読しました。>

子ども食堂

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少し情報が古くなりますが、昨秋11月8日(第2金曜日)、第4ブロックのHさんの奥さんに誘われて、夕方5時に あすみが丘プラザ料理実習室の「子ども食堂」に夫婦で行ってきました。
第一自治会の知り合いの奥さま方も幾人か働いていました。 最初に、大きな電気釜と鍋が目につきました。こんなに来るのかなと驚いて、 黒板を見ると、18合36食と書いてありました。その日のメニューはカレーライス、具たくさんの切り干し大根、スープ(しめじ、わかめ、にんじん、卵、キャベツ、ウインナー)、リンゴでした。お値段は子供100円、大人300円。やがて、子どもの兄弟姉妹、友達同士、勤め帰りのお母さんと子どもやってきました。いい雰囲気です 。これなら家で、一人で食べなければいけない子も、気楽に来れる感じがしました。

食材を寄付してくれる人もいるそうです。私たちも300円のほかに少しばかりの寄付をしてきました。