平成26年7月17日午後2時より4時半まで土気南中学校避難所運営委員会の会合が土気南中学校で行われた。
出席者は避難所運営委員長、副委員長、及び中学校教頭先生の3人で、避難所開設・運営マニュアルの基本部分の討議をした。

討議の結果の決定事項は：
（１）学校職員の不在時に災害が発生した場合の、施設の開錠の手順
　　　施設開放者代表2人と運営委員会委員長と副委員長の4人に施設の
　　　鍵が渡されて、その4人で最初に施設に到着したものが開錠を行う。
（２）避難所施設の使用範囲と使用方法の決定
　　　基本的には1階の柔道場と剣道場とその周辺の部屋を使用し、避難者
　　　が増えた場合には2階のアリーナと教室を使う。
　　　詳細はマニュアルの様式-1に規定した。現場を廻ってそれらの規定の
　　　妥当性を克明に検討した。
（３）8月末から来年2月一杯まで体育館の耐震工事が進行するので、
　　　その間は実地訓練は出来ないし、実際に災害が起きた場合はどうす
　　　るか検討しなければならない。