時間：9：00～11：00
今回出席者　会長、副会長（3名）各部長（総務、防犯防災、環境整備、文化体育、広報）総務副部長、防犯防災副部長、環境整備副部長、広報副部長、会計2名、代表監査1名、集会所委員長、副委員長　計18名
開催主旨
　　○主要新役員の顔合わせとルール作りの摺合せ。
　　○あすみが丘第一自治会役員選出規則の紹介（再度の徹底）
　　　　前文「自分たちの街は自分たちで守り、安全で安心して暮らせる街に」の
　　　　理念のもと、自助、共助、公助の自治会活動を継続的に遂行する志高い
　　　　役員選出にあたるため、この規則定めるものとする。（総会資料参照）
　　○自治会の現状とお願い
　　　　高齢化の波で、街区長の職責と専門部の担い手も少なくなる中、自治会
　　　　活動は厳しい状況が続いております。その中で、今回平成27年度の自治
　　　　会活動を縁あって行うにあたって、会長方針のもと、役員全員（とりわけ三
　　　　部会員）が一致結束し、協調して行動していきたいと思いますので、ご協
　　　　力の程よろしくお願いいたします。（総会資料参照）
（１）平成27年度の自治会運営基本方針（会長施策）
　　①自治会ホームページとブログの活用促進
　　　　・HPで自治会活動をビジュアルに会員に伝え、自治会活動により一層関
　　　　　心を持ってもらう。
　　　　・ブログで役員会・会員間の双方向でタイムリーなコミュニケーションを図
　　　　　る。
　　　　・ブログ講習会やパソコン教室を開く。
　　②ボランティアグループの結成
　　　　福祉委員会（仮称）、IT委員会（仮称）（長谷部塾の開校）
　　③将来の自治会組織の持続性の確保のための人材発掘
（２）役員会について
　　①開催日
　　　　日時：毎月第2日曜日、午前9：30～11：00　於：第一自治会集会所（但し、
　　　　8月と3月は第1日曜日）
　　②構成メンバー

　　　・会長、副会長3名、部長5名、代表会計1名、代表監査1名、集会所委員長、
　　　　支部長14名（総務部副部長含）計26名　その他役員は部長他が口頭委任
　　　　で対応。役員総勢33名。参加26名。口頭委任7名。過半数（17名）以上確
　　　　保。出席役員がやむを得ず役員会に出席できない場合は副部長以下代
　　　　行出席可。
　　③進行について
　　　・司会は副会長以下総務部長4名の持ち回りとする。
　　　・時間配分（目安）
　　　　ホームページ・ブログのデモ→10分（担当会長）、会長報告→10分、副会
　　　　長報告→5分×3＝15分、各部長報告→5分×5＝25分、支部長14名→20
　　　　分、質疑応答→10分　合計90分
（３）三部会について
　　　基本的に緊急議題があるときにのみ開催。会長招集（メールにて）
　　　日時：役員会開催前日の土曜日　15：00～17：00
　　　場所：第一自治会集会所
　　　構成メンバー：会長、副会長3名　部長5名　計9名
　　　議案については、総務担当副会長宛、担当ブログカテゴリー内にて報告
　　　テーマ「三部会議題」として、報告期日　開催日前の金曜日まで。
（４）役員会提出の議題の準備
　　　役員会の前日（通常土曜日）三部会の前の金曜日までに報告
　　　報告先：役員ブログのカテゴリー「役員会議題候補」もしくは各部担当カ
　　　テゴリー宛投稿。総務担当副会長は議題の素案をまとめ、役員会討議の準
　　　備をする。三部会議案ある場合は、これに準ずる。
　　　尚、役員会の日に担当部が配布する配布物（回覧チラシ）の承認、否承認
　　　は担当副会長とするが、会長への報告義務を負う。
　　　「役員会議題作成フロー」
　　　　ブログ「役員会議題候補」に会長が投稿し、フォマット作成→副会長を
　　　　含め各部個所に投稿更生→総務部担当副会長投稿最終確認→ワードへ
　　　　転用コピー→プリントアップ→総務部部長へメールで原稿添付→総務
　　　　担当（書記）へ原稿コピーを必要部数指示。
　　　　このフローが確立するまで当面総務担当副会長が原稿準備代行
（５）役員専用ブログの活用
　　　・会長の行動日記→役員会議案資料及び次期会長への引継資料
　　　・副会長活動日誌の作成→会長代行会議出席等の報告書投稿
　　　・各部長の役員会の提案議題のツールとして利用
　　　・その他役員間の連絡
　　　・各部会議題の投稿が各部会の引継資料となる
　　　・会報あすみへの投稿原稿の送付
　　メリット
　　　・役員会議題の事前閲覧可能と討議事項の事前準備が可能
　　　・電子データーに基づくCOPY/Pasteで再利用できる
　　　・使用前に情報の最終目的として責任者の承認なしにブログ記事へのコ
　　　　メントが可能
　　　　自治会役員専用のブログURL：http://yakuin.makusta.jp
　　　パスワード：asumi303(303は集会所の番地)
　　　　役員専用ブログに送り込むメールアドレス：jichikai@yakuin.makusta.jp
（６）IT委員会（仮称）について
　　　・IT委員会準備委員：委員長　長谷部会長、副委員長　矢口副会長　委員　
　　　　兀脇、渡辺
　　　・長谷部塾の開講（パソコン教室）：第一、第三水曜　14：00～16：00　初級
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　：第一、第三土曜　14：00～16：00　中級
　　　・インターネット機器の設備計画（別紙参照）
（７）福祉委員会（仮称）について
　　　・準備委員：委員長　兀脇副会長、副委員長　長谷部会長　委員　渡辺、矢
　　　　口
　　　・見守り活動について（工程表他別紙参照）
　　　・アンケート集計結果について
　　　・見守りボランティア「見守り隊」募集について
（８）防犯防災及びブログアンケートについて
　　　・ガーデンコート管理組合アンケートの紹介
　　　・各部で適宜検討してほしい
（９）外部団体関連活動の役割分担（会長、副会長の役割分担）
　　　会長の事務軽減を図るべき実施するもの
　　　1.千葉市緑区役所　地域振興課　自治会の市役所関係の
　　　　　全体窓口：会長
　　　2.千葉市緑区町内自治会連絡協議会：会長
　　　3.千葉市土気地区町内自治会：会長
　　　4.土気南中学校区自治会連絡会：会長、渡辺副会長
　　　5.土気南中学校避難所運営委員会：会長
　　　6.土気南中学校青少年育成委員会：会長、矢口副会長
　　　7.学校関係：会長、兀脇副会長
　　　8.とけサマーフェスティバル実行委員会：兀脇副会長
　　　9.あすみが丘運動広場管理運営委員会：兀脇副会長
　　10.千葉社会福祉協議会土気地区部会：兀脇副会長
　　11.千葉市緑公園緑地事務所関連：渡辺副会長
　　12.千葉市環境局関連：渡辺副会長
　　13.千葉市緑土木事務所関連：渡辺副会長
　　14千葉市市民局市民部総合防災関連：渡辺副会長
　　15.警察関係：渡辺副会長　　16赤十字・赤い羽根：矢口副会長
（１０）総会要望書について（資料添付）
　　　　5件の要望書について書面にて回答、回答書作成
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
　三部会終了後、ホームページ、ブログデモを行う。（マニュアル作成済）