日時　：平成27年4月18日(土)　　9：30〜11:00
場所　：あすみが丘第一自治会集会所
出席者：8名　田中　野口　川相　友松　成田　畑　片木　楡井(記録)
議題：
１．田中部長挨拶
　　新年度文化体育部発足にあたり、部の運営については部員と率直に
　　意見を交換し、部員の意見を部活動に極力反映させるようにしたい。
　　部員各位の協力と理解をお願いする旨の挨拶があった。
２．定例会議
　　原則毎月第一土曜日9時30分より、自治会集会所にて開催する。
３．文化体育部連絡網　
　　部内限り扱いとして部員の電話番号を含む名簿を作成し部員に配布し
　　た。
４．部会計担当者
　　楡井を担当者として選任した。
５．自己紹介
　　共稼ぎ世帯、要介護の親を持つ世帯などの部員より、部活動参加に支
　　障をきたすことを懸念する旨の発言があり。その場合は負担がかから
　　ぬ範囲での部活動参加とし、相互に助け合って部活動を進めるように
　　したい(田中部長)。
６．本年度の行事
　　①ふれあいｺﾝｻｰﾄ
　　　・開催日：決定済　6月21日(日)　あすみが丘ﾌﾟﾗｻﾞ2階多目的室
　　　・出演者：決定済　辻博之と仲間たち＆あすみが丘合奏団
　　　・ﾎﾟｽﾀｰ・ﾁﾗｼ：昨年度はﾎﾟｽﾀｰ600枚、ﾁﾗｼ1,000枚作成したが、
　　　　1,000枚は行事の規模を考慮すると多いのではないか。枚数・掲
　　　　示場所など昨年度の状況を再確認する(田中部長)。自治会員へ
　　　　のﾁﾗｼ配布を確実にするため、回覧でなく街区長に担当街区世
　　　　帯ごとﾎﾟｽﾃﾝｸﾞすることも考慮する。
　　　・部員の服装：当日の部員の服装は改まったものでなく平服で十
　　　　分と考える。但し、部員・係員を認識してもらうための首掛け札
　　　　を着装する。
　　　・出演者・部員：ｺﾝｻｰﾄ前の昼食用に弁当を＠1,000円ｘ25名程度
　　　　準備する
　　　・子供会への依頼：ｺﾝｻｰﾄへの子供会の参加の可否について自
　　　　治会地域にある第1及び第2子供会会長にﾋﾔﾘﾝｸﾞする(田中部長)
　　　・打上げ懇親会：ｺﾝｻｰﾄ終了後反省会を兼ねて30分ほど懇親会
　　　　を予定している
　　　・その他：ｲ．昨年度のｺﾝｻｰﾄは最大200人収容の会場で立ち見が
　　　　　　　　　　出るほど盛況だった。収容人員数以上の観客が来場
　　　　　　　　　　した場合の混乱を避けるため警備などの最新の配慮
　　　　　　　　　　が必要ではないか。また、ﾁﾗｼ・ﾎﾟｽﾀｰには満席の場
　　　　　　　　　　合は入場不可などの但し書きを記載しておくべきで
　　　　　　　　　　はないか(要検討)
　　　　　　　　ﾛ．ふれあいｺﾝｻｰﾄを今年も開催することは昨年度の文
　　　　　　　　　　化体育部からの引継ぎ行事として認識されている
　　　　　　　　　　が、ふれあいｺﾝｻｰﾄは昨年初めて自治会行事となっ
　　　　　　　　　　たものであり、今年も継続するか否か、別な内容で
　　　　　　　　　　開催するか等、新年度の文化体育部の下で検討す
　　　　　　　　　　る機会があっても良かったのではないか。来年度の
　　　　　　　　　　部への引継ぎの際は斯様な機会を設けることも考慮
　　　　　　　　　　したい(田中部長)
　　　②ｻﾏｰﾌｪｽﾃｨﾊﾞﾙ
　　　　開催日：ほぼ決定　8月22日及び23日
　　　　会場： 交通整理・ｼｬﾄﾙﾊﾞｽ運行費などの観点より創造の杜から昭
　　　　　　　　和の森に移転する可能性あり。ﾌｪｽﾃｨﾊﾞﾙ開催を主導する
　　　　　　　　土気商工会が近々最終結論を出す予定。
　　　　　　　　昭和の森へ移転した場合、部員住居から遠方になり模擬
　　　　　　　　店設営・運営などのための労力負担増となることが想定
　　　　　　　　される。開催まで時間的余裕があるので、模擬店設定・
　　　　　　　　運営などについて業者起用等も含め自治会本部とも
　　　　　　　　協議する(田中部長)。
　　　③餅つき大会
　　　　開催日は12月13日頃を予定。
７．次回部会開催日
　　5月2日
　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

平成27年4月19日（日）にあすみが丘プラザで開かれた土気地区連定期総会に出席した。総自治会数４５の内出席会長35人と委任状１０票で総会は成立した。

式次第の概略は以下の通りです。
（１）来賓挨拶
　　1.1　緑区副区長中島さん
　　　　　自治会は安心安全の街つくりの基盤ですのでご支援を。
　　　　　今年は地域諸団体をまとめる地域運営委員会を結成します。
　　　　　10月1日の20回国税調査の調査員推薦でご協力を。
　　1.2　社会福祉協会土気部会長丸島さん
　　　　　今年の地域福祉計画の目玉は高齢者の見守りの策定
　　　　　自治会との協力を期待しています。
　　1.3　土気地区スポーツ振興協会会長石井さん
　　　　　今年も自治会の協力をお願いします。
（２）議案審議
　　2.1　第1号議案ー平成26年度事業報告
　　2.2　市連協、緑区連協への要望と回答
　　2.3　第2号議案ー平成26年度会計報告・監査報告
　　2.4　第3号議案ー平成27年度役員（案）
　　2.5　第4号議案ー平成27年度事業計画（案）
　　2.6　第5号議案ー平成27年度予算（案）
　　以上全ての議案は賛成多数で承認されました。
（３）平成27年10月1日の20回国税調査の説明
　　　緑区役所の選管統計課の中島さんの説明
　　3.1　３通りの調査の回答方法：
　　　　　インターネット、郵送、調査員回収
　　3.2　調査員推薦と説明会
　　　　　4月下旬～9月初旬
　　3.3　インターネット回答の案内
　　　　　9月初旬～9月中旬
　　　　　IDとパスワード配布
　　3.4　調査票の回収と督促
　　　　　10月上旬～11月上旬
以上
尚、詳細資料は集会所内の該当バインダーにファイルしておきます。
　　　　　

（役員会付属資料）
　　

1.アンケート集計とりまとめ後、結果報告を兼ねてボランティアの募集と福祉委員会（仮称）の立上げ（４月中）広報活動の開始、（チラシの配布、掲示）
2.委員会立上げ後、準備委員会において、具体的活動内容を決める。（4～5月中）
見守り対象者リストの作成、ボランティアの「見守り隊」の編成、第2回社会福祉協議会及び民生委員との打合せ
3.対象者名簿の作成、見守り申込書等の同意書の徴求（6～7月中）
4.「見守り活動」の行動指針及び規約、規定の準備、8月夏休み（サマーフェスティバルの準備対応）文化体育部応援
5.各種帳票等の事前準備（9月中）
6.見守り活動の展開（平成27年10月より開始予定）
訪問カードの作成　定期会議の開催他
7.異変への通報についての取決め
　　　　　　　　　　　　　　　見守り活動の手引き　あらまし添付
「行程表」
3/1（アンケート配布）→3/15アンケート回収→3/31アンケート集約→4/1福祉委員会立上げと活動内容の決定・ボランティア募集→5月見守り予定リストの作成・社協、民生委員との打合せ→6月対象者名簿の作成→7月見守り隊の編成と研修、同意書徴求、→9月各帳票等の準備→10月活動開始

総務部員 各位
お世話になっております。
総務部長の大川です。
役員会にご出席されました各支部長様、お疲れさまでした。
ご出席されなかった方もいらっしゃいますので、改めて確認の意味も含めまして
ブログにてお伝え致します。
■ 基本的な情報発信は、小職の方から行わせて頂きたく思います。
その際のアドレスは、お渡ししましたアドレスより発信致しますので、
携帯電話等でメール受信をされる方は、
お手数ではございますが登録をよろしくお願い致します。
■ ブログも活用していきますのでそちらもよろしくお願い致します。
→ あすみが丘第１自治会役員ブログ( http://yakuin.makusta.jp/ )
■ 集金に関して
集金管理表の名簿より会員様の増減があるかと思われます。
その際は、別途用紙に記載の上、集金を行う様【街区長】にご指示願います。
集金の際に入退会届けを持って行かれますと二度手間にならず済みますので、
ご周知願います。
■ 総務部で必要な購入品等ありましたら一旦『仮払い』を行って頂き、
『領収書』を無くさず小職までお持ち下さい。
※ 領収書が無いとお支払いが出来ません。ご注意願います。

■ 年間スケジュール
各ご担当者の年間スケジュールは仮のモノとなります。
なにぶん不慣れなもので変更等多々出て来るかと思います。
至らない事があるかと思いますが、その際には小職までご連絡頂ければ幸いです。
■ 役員会を欠席される場合
お手数ですが、役員会前日までに小職又は、総務部副部長までご連絡をお願い致します。
役員会のスムーズな運営の為、担当に一任のうえ委任扱いとさせて頂ければと思います。
以上。
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※ 上記内容は、各支部長様宛のメールをブログ用に編集して投稿しております。

会計処理用のEXCELファイルを新たに作成し、4月4日に平成27年度の会計担当の方に引き渡しました。
今回の会計EXCELの作成の主な動機は次の通りです。
(1) 従来の会計処理では、長年の経過により勘定科目コードの一部が実態に
　　合わなくなっていた。そのため、勘定科目コードを記入せず、帳簿づけする
　　ケースが散見された。
(2) 下期決算報告と次年度予算案で表示項目が異なっており、両者の関連性
　　が不透明であった。
(3) 上期、下期の決算書で各項目の金額に不整合が生じるケースが散見され
　　た。この原因として、勘定科目コードによって統一された会計帳簿づけが
　　適切になされていなかった（できなかった）ことが強く推測された。
(4) 年数経過で歪みの生じた会計方法により、事務処理が複雑になってしまい、
　　毎年、新たに会計を担当する会員にかかる心理的負担が大きくなっていた。
この状況を改善し、誰もが気軽に会計を担当できるようにすることを目指し、以下
の方針で新・会計EXCELファイルを作成しました。
(1) 実態にそぐわず、どの科目につければいいか迷うことのあった勘定科目体系
　　を一新し、現在の自治会活動の実態に即した、分かりやすい新たな勘定科目
　　コード体系を整理・策定する。
(2) すべての帳簿は、勘定科目コードによって串刺しされ、各種帳簿、報告書の
　　関連が一目でわかるようにする。
(3) 自動化できる処理は、極限まで自動化し、会計事務負担を最小化する。
　　自動化された処理には、前年度の繰越金、予算等の新年度への引継ぎや、
　　月次収支報告、決算書の作成などがボタンを１つクリックするだけで済む
　　機能などが含まれます。
新・会計システムへの移行に伴い、前年度総会で承認された予算（案）の表示
項目と異なる表示項目に変わりますが、前年度策定の予算（案）を内訳を注意
深く吟味し、予算立案の主旨を一切毀損することなく、新勘定科目に基づく予算
に移行すべく細心の注意を払いました。
最後に、
本来であれば、新EXCELファイルを役員ブログに張り付けられるとよいのです
が、残念ながらそれができないようなので、EXCELファイルは、今年度の会計
担当の方に手渡すだけになりました。
今年度、集会所の古いPCの刷新があるようなので、新PCが設置されたら、
それに保存する予定です。
自治会員有志S

平成２７年４月７日（火）午後、年度始めの恒例の緑区役所地域振興課訪問を果した。
地域振興課長渡辺さんとくらし安心室室長鶴岡さんと１時間余り面談し、以下の様な報告と要請を行った。
（１）平成２６年度下期事務委託業務完了の報告
（２）平成２７年度自治会新役員名簿提出
（３）平成２７年４月１日現在の世帯数報告
　　昨年８月提出の名簿以降の増減名簿をもって報告
　　４月１日現在の正式世帯数は６６３
（４）千葉市本庁災害対策課課長の質問状無視に対する抗議
　　数例を挙げて本庁職員は概ね公僕の自覚が希薄であると指摘
（５）昨年自治会パトロール隊員に出された怪文書の件に厳重抗議
（６）自治会加入率向上の自治会の努力に対する市側の更なる
　　バックアップ要請
（７）緑区役所地域振興課のＯｎｅＳｔｏｐＯｆｆｉｃｅとしての役割り強化要請
（８）新緑区長との面談設定の要請
以上

　　
午前10時～12時　　出席者　会長　兀脇副会長　矢口副会長　　3名　　
渡辺副会長所用で欠席
1.開催日　毎月月初の第一水曜日、時間16：00～17：00　於自治会集会所
2.幹部会開催の主旨
　会長、副会長の意思の疎通と情報交換を図るため
3.議題　
　・月間スケジュールの打合せ
　　新あすみが丘エクスプローラのホームページの現行会長
　　の月間予定表に副会長の月間予定表をワンシート組入れ。
　・福祉委員会進捗状況の報告（担当兀脇）
　・IT委員会の進捗状況の報告（担当矢口）
　・自治会員加入促進活動の進捗状況報告（担当渡辺）
4.申し合わせ
　・上記活動にあたって、近々担当総務部、広報部との打合せ
　　を実施する
　・防犯防災部へ防犯パトロールの参加人数報告を、環境整
　　備の定例報告に準ずるような形で出来ないか？
　・防災アンケートとブログアンケートを実施できないか？