平成27年4月19日（日）にあすみが丘プラザで開かれた土気地区連定期総会に出席した。総自治会数４５の内出席会長35人と委任状１０票で総会は成立した。

式次第の概略は以下の通りです。
（１）来賓挨拶
　　1.1　緑区副区長中島さん
　　　　　自治会は安心安全の街つくりの基盤ですのでご支援を。
　　　　　今年は地域諸団体をまとめる地域運営委員会を結成します。
　　　　　10月1日の20回国税調査の調査員推薦でご協力を。
　　1.2　社会福祉協会土気部会長丸島さん
　　　　　今年の地域福祉計画の目玉は高齢者の見守りの策定
　　　　　自治会との協力を期待しています。
　　1.3　土気地区スポーツ振興協会会長石井さん
　　　　　今年も自治会の協力をお願いします。
（２）議案審議
　　2.1　第1号議案ー平成26年度事業報告
　　2.2　市連協、緑区連協への要望と回答
　　2.3　第2号議案ー平成26年度会計報告・監査報告
　　2.4　第3号議案ー平成27年度役員（案）
　　2.5　第4号議案ー平成27年度事業計画（案）
　　2.6　第5号議案ー平成27年度予算（案）
　　以上全ての議案は賛成多数で承認されました。
（３）平成27年10月1日の20回国税調査の説明
　　　緑区役所の選管統計課の中島さんの説明
　　3.1　３通りの調査の回答方法：
　　　　　インターネット、郵送、調査員回収
　　3.2　調査員推薦と説明会
　　　　　4月下旬～9月初旬
　　3.3　インターネット回答の案内
　　　　　9月初旬～9月中旬
　　　　　IDとパスワード配布
　　3.4　調査票の回収と督促
　　　　　10月上旬～11月上旬
以上
尚、詳細資料は集会所内の該当バインダーにファイルしておきます。
　　　　　

（役員会付属資料）
　　

1.アンケート集計とりまとめ後、結果報告を兼ねてボランティアの募集と福祉委員会（仮称）の立上げ（４月中）広報活動の開始、（チラシの配布、掲示）
2.委員会立上げ後、準備委員会において、具体的活動内容を決める。（4～5月中）
見守り対象者リストの作成、ボランティアの「見守り隊」の編成、第2回社会福祉協議会及び民生委員との打合せ
3.対象者名簿の作成、見守り申込書等の同意書の徴求（6～7月中）
4.「見守り活動」の行動指針及び規約、規定の準備、8月夏休み（サマーフェスティバルの準備対応）文化体育部応援
5.各種帳票等の事前準備（9月中）
6.見守り活動の展開（平成27年10月より開始予定）
訪問カードの作成　定期会議の開催他
7.異変への通報についての取決め
　　　　　　　　　　　　　　　見守り活動の手引き　あらまし添付
「行程表」
3/1（アンケート配布）→3/15アンケート回収→3/31アンケート集約→4/1福祉委員会立上げと活動内容の決定・ボランティア募集→5月見守り予定リストの作成・社協、民生委員との打合せ→6月対象者名簿の作成→7月見守り隊の編成と研修、同意書徴求、→9月各帳票等の準備→10月活動開始

総務部員 各位
お世話になっております。
総務部長の大川です。
役員会にご出席されました各支部長様、お疲れさまでした。
ご出席されなかった方もいらっしゃいますので、改めて確認の意味も含めまして
ブログにてお伝え致します。
■ 基本的な情報発信は、小職の方から行わせて頂きたく思います。
その際のアドレスは、お渡ししましたアドレスより発信致しますので、
携帯電話等でメール受信をされる方は、
お手数ではございますが登録をよろしくお願い致します。
■ ブログも活用していきますのでそちらもよろしくお願い致します。
→ あすみが丘第１自治会役員ブログ( http://yakuin.makusta.jp/ )
■ 集金に関して
集金管理表の名簿より会員様の増減があるかと思われます。
その際は、別途用紙に記載の上、集金を行う様【街区長】にご指示願います。
集金の際に入退会届けを持って行かれますと二度手間にならず済みますので、
ご周知願います。
■ 総務部で必要な購入品等ありましたら一旦『仮払い』を行って頂き、
『領収書』を無くさず小職までお持ち下さい。
※ 領収書が無いとお支払いが出来ません。ご注意願います。

■ 年間スケジュール
各ご担当者の年間スケジュールは仮のモノとなります。
なにぶん不慣れなもので変更等多々出て来るかと思います。
至らない事があるかと思いますが、その際には小職までご連絡頂ければ幸いです。
■ 役員会を欠席される場合
お手数ですが、役員会前日までに小職又は、総務部副部長までご連絡をお願い致します。
役員会のスムーズな運営の為、担当に一任のうえ委任扱いとさせて頂ければと思います。
以上。
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※ 上記内容は、各支部長様宛のメールをブログ用に編集して投稿しております。

会計処理用のEXCELファイルを新たに作成し、4月4日に平成27年度の会計担当の方に引き渡しました。
今回の会計EXCELの作成の主な動機は次の通りです。
(1) 従来の会計処理では、長年の経過により勘定科目コードの一部が実態に
　　合わなくなっていた。そのため、勘定科目コードを記入せず、帳簿づけする
　　ケースが散見された。
(2) 下期決算報告と次年度予算案で表示項目が異なっており、両者の関連性
　　が不透明であった。
(3) 上期、下期の決算書で各項目の金額に不整合が生じるケースが散見され
　　た。この原因として、勘定科目コードによって統一された会計帳簿づけが
　　適切になされていなかった（できなかった）ことが強く推測された。
(4) 年数経過で歪みの生じた会計方法により、事務処理が複雑になってしまい、
　　毎年、新たに会計を担当する会員にかかる心理的負担が大きくなっていた。
この状況を改善し、誰もが気軽に会計を担当できるようにすることを目指し、以下
の方針で新・会計EXCELファイルを作成しました。
(1) 実態にそぐわず、どの科目につければいいか迷うことのあった勘定科目体系
　　を一新し、現在の自治会活動の実態に即した、分かりやすい新たな勘定科目
　　コード体系を整理・策定する。
(2) すべての帳簿は、勘定科目コードによって串刺しされ、各種帳簿、報告書の
　　関連が一目でわかるようにする。
(3) 自動化できる処理は、極限まで自動化し、会計事務負担を最小化する。
　　自動化された処理には、前年度の繰越金、予算等の新年度への引継ぎや、
　　月次収支報告、決算書の作成などがボタンを１つクリックするだけで済む
　　機能などが含まれます。
新・会計システムへの移行に伴い、前年度総会で承認された予算（案）の表示
項目と異なる表示項目に変わりますが、前年度策定の予算（案）を内訳を注意
深く吟味し、予算立案の主旨を一切毀損することなく、新勘定科目に基づく予算
に移行すべく細心の注意を払いました。
最後に、
本来であれば、新EXCELファイルを役員ブログに張り付けられるとよいのです
が、残念ながらそれができないようなので、EXCELファイルは、今年度の会計
担当の方に手渡すだけになりました。
今年度、集会所の古いPCの刷新があるようなので、新PCが設置されたら、
それに保存する予定です。
自治会員有志S

平成２７年４月７日（火）午後、年度始めの恒例の緑区役所地域振興課訪問を果した。
地域振興課長渡辺さんとくらし安心室室長鶴岡さんと１時間余り面談し、以下の様な報告と要請を行った。
（１）平成２６年度下期事務委託業務完了の報告
（２）平成２７年度自治会新役員名簿提出
（３）平成２７年４月１日現在の世帯数報告
　　昨年８月提出の名簿以降の増減名簿をもって報告
　　４月１日現在の正式世帯数は６６３
（４）千葉市本庁災害対策課課長の質問状無視に対する抗議
　　数例を挙げて本庁職員は概ね公僕の自覚が希薄であると指摘
（５）昨年自治会パトロール隊員に出された怪文書の件に厳重抗議
（６）自治会加入率向上の自治会の努力に対する市側の更なる
　　バックアップ要請
（７）緑区役所地域振興課のＯｎｅＳｔｏｐＯｆｆｉｃｅとしての役割り強化要請
（８）新緑区長との面談設定の要請
以上

　　
午前10時～12時　　出席者　会長　兀脇副会長　矢口副会長　　3名　　
渡辺副会長所用で欠席
1.開催日　毎月月初の第一水曜日、時間16：00～17：00　於自治会集会所
2.幹部会開催の主旨
　会長、副会長の意思の疎通と情報交換を図るため
3.議題　
　・月間スケジュールの打合せ
　　新あすみが丘エクスプローラのホームページの現行会長
　　の月間予定表に副会長の月間予定表をワンシート組入れ。
　・福祉委員会進捗状況の報告（担当兀脇）
　・IT委員会の進捗状況の報告（担当矢口）
　・自治会員加入促進活動の進捗状況報告（担当渡辺）
4.申し合わせ
　・上記活動にあたって、近々担当総務部、広報部との打合せ
　　を実施する
　・防犯防災部へ防犯パトロールの参加人数報告を、環境整
　　備の定例報告に準ずるような形で出来ないか？
　・防災アンケートとブログアンケートを実施できないか？
　

平成27年度第1回役員会議題候補
(平成27年4月12日の分)
議題１．会長報告：
（０）今期の活動基本方針
　　0.1　自治会運営にIT化を一層促進しよう
　　　　ホームページとブログを通して自治会活動の広報に務める
　　　　 自治会運営にブログを一層活用する
　　0.2　ボランティア団体の立ち上げて専門部で出来ない活動を補おう
　　　　　福祉委員会：見守り活動
　　　　　IT委員会　：パソコン教室、専門部へのITサポート、
　　　　　　　　　　　　　ブログ利用の促進、集会所PCの管理
　　0.3　災害時の地域共助の体制を整えよう
　　　　　土気南中学校区避難所運営委員会の再構築
　　　　　8月30日の第36回九都県市合同防災訓練に参加
　　0.4　次期役員に相応しい人材発掘
　　　　　自治会が一体となって自薦他薦の幹部役員を選ぼう
（１）南中学校区自治会長会の月例会（3月28日）
　　1.1 平成27年度土気南中学校区の敬老会の開催
　　　　　企画立案：　民生委員、社協と自治会は共催
　　　　　開催日時：　平成27年9月21日（月、祝）10:00～12:30
　　　　　開催場所：　あすみが丘プラザ体育館
　　　　　参加者案内：　民生委員
　　　　　会場設営：　民生委員、社協、自治会
　　　　　費用負担：　自治会員分は4分の１は自治会、非会員分は民生委員会
　　1.2 青色パトロール
　　　　運転者講習会を平成27年4月11日１１：００～南警察署で
　　　　運転者謝礼1日最高2,000円に減額
　　1.3 土気地区連協の定期総会
　　　　平成27年4月19日（日）10:00～あすみが丘プラザ2階多目的室
　　　　 防犯灯のLED化計画に就いての説明がある予定。
　　1.4 サマーフェスティバル開催予定
　　　　平成27年8月22日（土）～23日（日）
　　　　学校関係者の要請で最終週末は回避見込み
　　1.5　土気南中学校区学校後援会
　　　　あすみが丘第一自治会長が会長に再選
　　　　あすみが丘第一自治会の寄付金30,000円
（２）自治会運営のIT化計画の概要
　　　①ボランティア組織のIT委員会（仮称）の立ち上げ
　　　 　　自治会運営でIT利用の促進
　　　　　集会所のPCの管理運用
　　　　　パソコン教室の開催
　　　②集会所のPCのグレードアップとインターネット接続
（３）退会申し出者の対応
　　 一旦自治会から離れると、見守りや災害時の支援が難しくなる
　　　担当部署と体制の確認
（４）パソコン教室の開始
　　①初級クラス第1と第3水曜日14:00～16:00
　　　　Windows、Word、Excel、メール、ブログ、Internet等
　 ②中級クラス第1と第3土曜日14:00～16:00
　　　　画像処理、動画処理、ブログやホームページ作成等
（５）土気南中学校避難所運営委員会
　　委員の交替（新総務部長及び各部新副部長が任命される）
　　８月３０日に九都県市合同災害訓練に参加（委員及び市民）
（６）電子メール使用及びインターネット接続時のセキュリティー
　　自治会役員間での電子メール利用が頻繁になるとお一人の
　　パソコンのウィルス汚染が自治会内に伝搬する恐れがあり
　　ますので、お互いにセキュリティー対策をしましょう。
議題２．副会長報告
　　
2.1　福祉委員会
　　①見守り活動について（別紙参照）
　　②3/31アンケート集計（別紙資料参照）　　
　　　　集計結果　配布数　664枚　回収枚数　374枚　回収率56％　
　　　　見守り希望28名（うち将来・ボ希望6名含）実質22名
　　　 見守り対象率　7.75％　高齢化率　27.4％
　　③「見守りボランティア募集のご案内」（別紙参照）
　　　　5ブロックに上記募集のご案内を配布し、
　　　　ブロック別に10名程度の募集を図る。
　　④見守り活動アンケート意見集約（原文のまま）
　　　　自治会員様多種多様な意見の中、
　　　　多数の賛同意見が寄せられました。
　　⑤これを基に行程表どおり、第2段階に進んで行き、
　　　　社協、民生委員との打合せに入る予定
　　⑥広報活動の開始→「手をあげてください」チラシを回覧（別紙参照）、
　　　　合わせて非自治会員への広報活動検討
　　　　　
2.2　IT委員会
　　①長谷部塾を４月開講（初級、中級各６名）初級クラス目標：自治会HP,
　　　　 ブログを利用、中級クラス目標：自治会 HP、ブログ管理できる人材育成
　　②今後の広報活動の展開：回覧チラシ配布(別紙参照) と合わせて、非自治
　　　　　会員への広報活動検討
議題3.　各部報告
３－１　総務部
【１】 自治会員総数報告
　・663世帯（4月1日現在）
【２】 ご意見、ご要望等のまとめ
　※ 別紙参照
【３】 回覧物
　・回覧担当者は各支部毎に追加の回覧物の振り分けをお願いします。
【４】 総務部会について
　・次回開催予定日
　　　　
３－２　広報部
　 （１）広報誌「あすみ123号」
　　　　原稿寄稿のお願い（原稿〆切5月10日　発行予定7月12日）
　 （２）昨年作成した自治会PRチラシの活用（転入者、未加入者）
　 （３）次回広報部会6月7日
３－３　環境整備部
（１）3月清掃結果報告：
　　　 3/7　計36名（かしの木公園19名、さくら公園8名、
　　　　　　　 創造の杜公園9名）
　　　　　　　 昨年同期は28名
　　　 3/21計18名(かしの木公園13名、さくら公園5名）
　　　　　　　 昨年同期は24名
３－４　防犯防災部
　（１）合同パトロールの報告
　　　３月は27日に行いました。　参加人員　１０名（警察官１名）
　　　　４月のパトロールは　２４日（金）
　（２）新年度防犯パトロール隊員募集予定
　
　　　
３－５　文化体育部
　（１）ふれあいコンサート日程調整
　　　　6月21日(日)　市民プラザ多目的室
　 （２）平成27年度部会定例会議を毎月第一土曜日9:30～に設定
　 （３）文化体育部主管行事に対する他部会への応援要請
３－６ 集会所管理委員会
　 （１）集会所の予約に就いて
　 （２）集会所使用後の確認に就いて
　 （３）集会所内の書類・道具・器機等の整理・破棄に就いて
３－７ 会計（
　 （１）平成２６年度通期確定決算報告及び平成２７年度予算（案）について
　 （２）自治会費の集金について ( 配布資料あり )
　議題４．　各支部の報告
以上