平成27年2月25日（水）あすみが丘第一自治会の集会所に於いて、福祉計画に関する民生委員との第一回の会議が開かれた。

会議には当自治会担当の民生委員Iさん、社会福祉協議会緑区事務所のH主事さんと自治会側から会長と来期副会長候補3人が出席した。
会議で話し合われた内容の概要は以下の通りです。
☆当自治会側で用意した来期の『高齢者見守り活動計画』の概要と
　　スケジュール及び第一回のアンケートの説明がなされた。
☆当自治会の『高齢者見守り活動計画』に対する社協側と民生委員
　　のコメントとアドバイスがなされた。
☆その上で出席者全員による討議が行われ、以下の様な合意に至った。
　　①今後この計画は当自治会と当地区担当の民生委員3人の
　　　　協働作業で進める事が望ましい。
　　②初年度は余り欲張らず『外部からのさりげない見守り』から始める。
　　③諸種の準備を経て事業の開始は平成27年10月を目標とする。
　　④工程表は：
　　　　3/1　　第1回アンケート配布
　　　　3/15　第1回アンケート回収
　　　　3/22　総会で当計画承認
　　　　3/31　第1回アンケート集約
　　　　4/4　　福祉委員会（仮称）立ち上げ
　　　　　　　　活動内容決定
　　　　　　　　福祉ボランティア募集
　　　　7月　　見守り隊編成と研修
　　　　　　　　同意書徴求
　　　　9月　　帳票等の準備
　　　　10月　活動開始
　　　　
以上
　　　　

広報部の主な活動 　
　１．広報誌「あすみ」の発行
　　２６年度は　１２１号を７月発行　１２２号を３月に発行予定
　２．広報誌発行のための取材活動
　　自治会行事の写真撮影
　３．２６年度は　自治会ＰＲチラシ（両面カラ―）を作成
　　自治会加入率向上対策として役員会からの要請で、自治会の意義・役割
　　をＰＲするチラシを作成
　　会員　自治会未加入者対象に１０００枚作成
　４．その他
　　自治会行事（サマーフェスティバル　敬老会　もちつき大会)への手伝い
　
広報部各担当者の役割
　１．部長
　　毎月第２日曜日９：３０～１２：００集会所にて開催の役員会に出席。
　　役員会開催前に部の運営および予定等を報告する
　　半期ごと３万円の仮払い活動費を預かり、支出管理を行う
　　（２７年度活動費予算案８,０００円）
　　部会を開催する
　２．副部長
　　部長を補佐する
　　「土気南中学校区避難所運営委員会」へ委員として参加する
　３．集会所委員
　　月当番がある。詳細については別途集会所委員の引き継ぎで
　　　　　　　　　　　　（２月２８日(土)１０：００～集会所）
　　年度末に集会所の清掃を集会所委員全員で行う
　　３月に集会所の棚卸を行う
広報誌作成について
　１．印刷・製本
　　平成２２年度から印刷・製本は外部業者委託となり、それを前提とした広報誌
　　発行の予算建てを行っている（２７年度発行予算案：１３０,０００円）
　　本年度より　㈲ベルプラン＊に印刷・製本を委託
　　モノクロＡ３用紙二つ折りで作成　あるいはＡ４一枚入りで作成も可能
　　７００部作成（会員数６６４）
　２．編集上の留意点
　　人物が写っている写真を使用する場合は　本人の了承を得る必要がある
　　（撮影の際に許可を得る）
　　著作権に留意する。文献や刊行物からの引用は引用元を明記する。
　　インターネットからのイラストや写真を使用する場合は注意が必要
　
集会所の使用について
　　部長　副部長　集会所委員が集会所の鍵を所持する
　　使用する場合は事前に利用申し込み台帳に記入し予約する
　　エアコン使用の場合は　エアコン用ブレイカ―のＯＮ　ＯＦＦを行う
　　集会所使用後は「集会所使用後のチェック表」に記入し　鍵を２ヵ所施錠する
　
広報部備品
　　ノートパソコン一式（ＮＥＣ：Ｖｅｒｓａ　Ｐｒｏ）
　　デジカメ一式（ＦＵＪＩＦＩＬＭ：ＦＩＮＥＰＩＸ　Ｚ２５０）
　　広報部用腕章：８枚（予備用２枚）　　防犯パトロール緑腕章：１枚
　
印刷業者　
　 ㈲ベルプラン　携帯：０９０－２４４９－０２１２　　
　〒２６０－０８３３　千葉市中央区稲荷町２－１６－１
　Tel　０４３－２６６－０９０１　　Fax　０４３－２６６－７７８９
　E-ｍａｉｌ：takuto.z@nifty.com
広報誌あすみ121号制作の流れ
3月30日第一回部会にて発行予定と掲載内容を検討
4月13日役員会で文書にて寄稿を依頼する。
会長、総務広報担当副会長、総務、環境整備、文化体育、防犯防災、広報各部長
集会所委員、会計に原稿を依頼
原稿締め切りを5月18日とする
6月1日編集会議
　印刷製本の見積を取る
（株）千代田、（有）ベルプラン
　会長、広報担当副会長に原案を確認してもらう
6月中旬ベルプランにWord原稿を送信
　ベルプランがPDFに変換
　再確認後印刷依頼
7月4日納品
7月5日部会で配布準備
各街区ごとに仕分け作業
　広報誌あすみバックナンバーファイルに1部ファイルする
　会計に請求書を提出し振り込みを依頼する
7月13日役員会にて配布