広報部引継ぎ事項(平成26年度→平成27年度)

広報部の主な活動  
 1.広報誌「あすみ」の発行
  26年度は 121号を7月発行 122号を3月に発行予定
 2.広報誌発行のための取材活動
  自治会行事の写真撮影
 3.26年度は 自治会PRチラシ(両面カラ―)を作成
  自治会加入率向上対策として役員会からの要請で、自治会の意義・役割
  をPRするチラシを作成
  会員 自治会未加入者対象に1000枚作成
 4.その他
  自治会行事(サマーフェスティバル 敬老会 もちつき大会)への手伝い
 
広報部各担当者の役割
 1.部長
  毎月第2日曜日9:30~12:00集会所にて開催の役員会に出席。
  役員会開催前に部の運営および予定等を報告する
  半期ごと3万円の仮払い活動費を預かり、支出管理を行う
  (27年度活動費予算案8,000円)
  部会を開催する
 2.副部長
  部長を補佐する
  「土気南中学校区避難所運営委員会」へ委員として参加する
 3.集会所委員
  月当番がある。詳細については別途集会所委員の引き継ぎで
            (2月28日(土)10:00~集会所)
  年度末に集会所の清掃を集会所委員全員で行う
  3月に集会所の棚卸を行う
広報誌作成について
 1.印刷・製本
  平成22年度から印刷・製本は外部業者委託となり、それを前提とした広報誌
  発行の予算建てを行っている(27年度発行予算案:130,000円)
  本年度より ㈲ベルプラン*に印刷・製本を委託
  モノクロA3用紙二つ折りで作成 あるいはA4一枚入りで作成も可能
  700部作成(会員数664)
 2.編集上の留意点
  人物が写っている写真を使用する場合は 本人の了承を得る必要がある
  (撮影の際に許可を得る)
  著作権に留意する。文献や刊行物からの引用は引用元を明記する。
  インターネットからのイラストや写真を使用する場合は注意が必要
 
集会所の使用について
  部長 副部長 集会所委員が集会所の鍵を所持する
  使用する場合は事前に利用申し込み台帳に記入し予約する
  エアコン使用の場合は エアコン用ブレイカ―のON OFFを行う
  集会所使用後は「集会所使用後のチェック表」に記入し 鍵を2ヵ所施錠する
 
広報部備品
  ノートパソコン一式(NEC:Versa Pro)
  デジカメ一式(FUJIFILM:FINEPIX Z250)
  広報部用腕章:8枚(予備用2枚)  防犯パトロール緑腕章:1枚
 
印刷業者 
  ㈲ベルプラン 携帯:090-2449-0212  
 〒260-0833 千葉市中央区稲荷町2-16-1
 Tel 043-266-0901  Fax 043-266-7789
 E-mail:takuto.z@nifty.com
広報誌あすみ121号制作の流れ
3月30日第一回部会にて発行予定と掲載内容を検討
4月13日役員会で文書にて寄稿を依頼する。
会長、総務広報担当副会長、総務、環境整備、文化体育、防犯防災、広報各部長
集会所委員、会計に原稿を依頼
原稿締め切りを5月18日とする
6月1日編集会議
 印刷製本の見積を取る
(株)千代田、(有)ベルプラン
 会長、広報担当副会長に原案を確認してもらう
6月中旬ベルプランにWord原稿を送信
 ベルプランがPDFに変換
 再確認後印刷依頼
7月4日納品
7月5日部会で配布準備
各街区ごとに仕分け作業
 広報誌あすみバックナンバーファイルに1部ファイルする
 会計に請求書を提出し振り込みを依頼する
7月13日役員会にて配布

広報部引継ぎ事項(平成26年度→平成27年度)」への1件のフィードバック

  1. いいですね!各部がこういう形で引継されれば、各担当役員の情報共有化になりますし、次期担当も大いに参考になると思います。ありがとうございます。
    役員さん方が役員ブログを有効に利用し、情報の共有化を図れるよう、来期へ向け定着化を図って行きたいと思います。
    来期は外からのご支援をよろしくお願い致します。     環境整備部 H

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