平成27年3月17日（火）あすみが丘小学校第18回卒業式に参列した。

昨夜来の冷たい雨も上がって、暖かい春の日和の中全校生徒737名の中から110名の卒業生が巣立って行きました。

最後に卒業生が『旅立ちの日に』を合唱してお別れの言葉としました。

平成27年3月11日（水）、土気南中学校23回卒業式に招かれて参列しました。
この日は全校生徒507名の中から170名の生徒が6年間の義務教育の過程を終え社会に旅立ちました。

最後に参列者全員で『ふるさと』の歌を合唱して卒業式を終えました。

平成27年3月5日（木）の朝、千葉市緑土木事務所の時田課長の来訪を受けました。


用件は創造の杜公園の南側を走る市道の街路樹メタセコイヤの伐採に就いての周知徹底の依頼であった。
伐採は3月中旬から下旬にかけて実施されるというので、急遽当該街区の支部長さんと手分けして『街路樹伐採のお知らせ』文書を配布して廻った。
今回伐採するメタセコイヤ26本は創造の杜公園の南側を走る市道の最西端の１ブロックの両側だけの街路樹で、この数年来街路樹の根が道路沿いの住宅地に侵入し、色々な被害を及ぼしていたので予てから自治会として伐採を要望していたものです。伐採後3年ほどして根を掘り起こした後、代替の街路樹を植える計画だそうです。

平成27年3月3日、土気南中学校で開かれた青少年育成委員会の広報部会に出席しました。

この日は青少年育成委員会の広報誌『南の風第42号』が刷り上がり、広報部員が手分けして関係各組織に配送の準備をしました。
今回の第42号の中心記事は去る1月17日に行われた土気地区小・中学生マラソン大会で、1月18日（日）の早朝行われた土気南中学校避難所の訓練記事も載っています。
この版は来る4月12日の役員会の後、全戸に配布される予定です。

（11:00～11：45　集会所　部長以下13名出席）
1.ｽｹｼﾞｭｰﾙ
　 　8日(日）9:00～総務部臨時部会(資料配布）
　　22日(日) 9:00～総会　
　 　　　　　（あすみが丘ﾌﾟﾗｻﾞ2階多目的室）
2.総会資料作成
　　3/01　会計・監査分追加原稿依頼
　　3/07　印刷納品(700部）
　　3/08　臨時総務部会開催(配布）
3.総会当日等
　　当日8時30分集合
　（役割）・・
　　・会場設営等　全員イス・机準備
　　　　(ﾚｲｱｳﾄ:役員会配布図参照）
　　・受付　　　　　 ：名簿　　　　　　　
　　・案内　　　　　 ：回覧　
　　・議事録作成　　 ：書記
　　・会場整備　　　 ：環境整備
　　・連絡担当　 　　：文化体育
　　・記録　　　　 　：広報(写真等）
　　・会場外案内　 　：防犯防災
　　<>
　　・挨拶：会長
　　・議事録署名選出員：副会長(総務担当）
　　・総進行：総務部長
　　・専門部説明：各専門部長or副部長
　　・質疑応答：状況により会長・専門部長担当
4.新旧役員懇親会　3/22　13：00～　集会所
　　役割分担、経費支出手続き
5.各担当連絡事項　　なし

☆平成26年1月26日（日）９：００から：26年度街区長説明会　
　　あすみが丘プラザ２階多目的室
☆平成26年2月２３日（日）９：３０から：専門部会打ち合わせ会　
　　あすみが丘第一自治会集会所
☆平成２６年3月２３日（日）９：００～：総会
　　あすみが丘プラザ2階多目的室
　　平成２６年度文化体育部部会毎月第一土曜日9：30～開催予定
☆平成２６年４月５日（土）９：３０～：文化体育部第1回部会　
　１．文化体育部連絡網の確認
　２．本年度の行事確認
　　（１）サマーフェスティバル
　　（２）餅つき大会
　　（３）クラブ活動支援
　　（４）新たな行事（案）　
☆平成２６年５月１０日（土）９：３０～：文化体育部第２回部会　
　１．文化体育部連絡網の再確認
　２．本年度の行事について再確認
　　（１）サマーフェスティバル　８月２３日（土）、２４日（日）　
　　（２）予算について（総会で確認する。）
　　（３）餅つき大会
　　（４）クラブ活動支援（子供の人数×千円）
　　（５）新たな行事（音楽会）
　　（６）文化体育部内、会計・書記を決める。
☆平成２６年６月７日（土）９：３０～：文化体育部第３回部会　
　１．５月１１日（日）第２回役員会にて予算を確認
　２．サマーフェスティバルについて
　　（１）販売品目の確認
　　　　（ビール、清涼飲料水、冷凍パイン、お菓子）
　　（２）販売担当割り振り表（２３日、２４日人員配置決定）
　　（３）６月の役員会にて他部会に応援要請。
　　（４）子供会にも１２時から１４時の間でお手伝いをお願いする。
　　（５）つり銭の用意（８月の部会にてつり銭を）
☆平成２６年７月５日（土）９：３０～：文化体育部第４回部会　
　１．サマーフェスティバルについて
　　（１）総務の応援者を確認（Y、T、T）、役員会で残りの人を確認する。
　　（２）販売品目の価格について確認
　　　　（ビール、清涼飲料水、冷凍パイン、お菓子）　　
　　（３）新たな販売品はかき氷
　　　　（７月２７日までにレンタル品を申し込む。）
　　（４）活動支援機の支払い　　
　　　　　いきいきサロン　１０，０００円
　　　　　第１子供会　　　１９，０００円
　　　　　第２子供会　　　２９，０００円
　　（５）秋のイベント企画を次回の部会で決定する。
☆平成２６年８月２日（土）９：３０～：文化体育部第５回部会
　１．サマーフェスティバルについて
　　（１）役員会で残りの人を確認する。
　　（２）子供かからもお手伝い
　　（３）２３日の手順を確認。
　　　　７時防災倉庫に集合→セッティング→自治会集会所からビール搬入
　　　　（前日迄に購入）→トライアルにてソフトドリンク購入→
　　　　１１時会場に全員集合
　２．秋のイベント企画
　　　（１）１１月２３日（日）コンサート、開催会場の選定
　　　（２）８月９日（土）あすみが丘プラザ　館長打ち合わせ
　　　（３）多目的室（１３～１７時）、和室（１１～１７時）
　　　　　第一自治会　文化体育部で契約する。　　　　　　　　　　　　　　　
　　　（４）２３日～２４日あすみが丘サマーフェスティバル
　　　　　執行予算４００，０００円、支出３１６，９１９円、収入３６２０００円
　　　　　純益４５，０８１円、第一自治会に４４５，０８１円返納する。
☆平成２６年９月６日（土）９：３０～：文化体育部第６回部会　
　１．サマーフェスティバル（８月２３日、２４日）無事終了したことに感謝
　　　模擬店収支報告書提出
　２．１１月２３日（日）コンサート、開催決定
　　　辻　博之と仲間たち＆あすみが丘室内合奏団　　
　３．避難場所運営委員会で第一自治会の避難場所は土気南中学校
　４．餅つき大会は例年どおり行う。
☆平成２６年１０月４日（土）９：３０～：文化体育部第７回部会　
　１．餅つき大会（第一希望日１２月１４日、第二希望１２月７日）
　　　（１）大塚農園と餅つき大会について打ち合わせ
　　　（２）子供会に出席依頼の連絡
　２．自治会主催コンサートを１１月２３日
　　　（１）必要物品の確認
　　　（２）ポスター、チラシ、看板の作成、プログラム、タイムテーブル
☆平成２６年１１月１日（土）９：３０～：文化体育部第８回部会　
　１．自治会ふれあいコンサートについて
　　　（１）あすみが丘プラザにポスターの掲示及びチラシを置く事の認可を
　　　（２）第一自治会会員各戸にチラシのポストインを依頼
　　　（３）第一自治会会館正面の掲示版にポスター掲示
　　　（４）郵便局、土気駅、コンビニ等にポスター掲示要請
　２．餅つき大会について
　　　（１）役員会出席の女性に餅つき大会への協力要請
　　　（２）子供会出席要請の確認
☆平成２６年１２月６日（土）９：３０～：文化体育部第８回部会
　１．自治会主催ふれあいコンサート
　　　（１）集客数　約２００名　多目的室満員　大成功
　　　（２）アンケートについても修正事項あり
　２．餅つき大会について
　　　（１）役員会終了後、速やかに１１：３０～行う
　　　（２）予算の残り金額でお茶、紙コップ、お箸等不足分の購入
☆平成２７年２月１４日（土）１１：００～：文化体育部第９回部会　　
　１．餅つき大会について
　　　（１）役員会の方々のご厚意により，予定どおりに行えた
　　　（２）自治会会館に入りきれない程の方々が来訪、約１５０人大盛況
※１．サマーフェスティバル
　　２．自治会ふれあいコンサート
　　３．餅つき大会
以上３点についての撮影は会長及び総務部に撮影依頼をした。
　　　　

平成27年2月25日（水）あすみが丘第一自治会の集会所に於いて、福祉計画に関する民生委員との第一回の会議が開かれた。

会議には当自治会担当の民生委員Iさん、社会福祉協議会緑区事務所のH主事さんと自治会側から会長と来期副会長候補3人が出席した。
会議で話し合われた内容の概要は以下の通りです。
☆当自治会側で用意した来期の『高齢者見守り活動計画』の概要と
　　スケジュール及び第一回のアンケートの説明がなされた。
☆当自治会の『高齢者見守り活動計画』に対する社協側と民生委員
　　のコメントとアドバイスがなされた。
☆その上で出席者全員による討議が行われ、以下の様な合意に至った。
　　①今後この計画は当自治会と当地区担当の民生委員3人の
　　　　協働作業で進める事が望ましい。
　　②初年度は余り欲張らず『外部からのさりげない見守り』から始める。
　　③諸種の準備を経て事業の開始は平成27年10月を目標とする。
　　④工程表は：
　　　　3/1　　第1回アンケート配布
　　　　3/15　第1回アンケート回収
　　　　3/22　総会で当計画承認
　　　　3/31　第1回アンケート集約
　　　　4/4　　福祉委員会（仮称）立ち上げ
　　　　　　　　活動内容決定
　　　　　　　　福祉ボランティア募集
　　　　7月　　見守り隊編成と研修
　　　　　　　　同意書徴求
　　　　9月　　帳票等の準備
　　　　10月　活動開始
　　　　
以上
　　　　

広報部の主な活動 　
　１．広報誌「あすみ」の発行
　　２６年度は　１２１号を７月発行　１２２号を３月に発行予定
　２．広報誌発行のための取材活動
　　自治会行事の写真撮影
　３．２６年度は　自治会ＰＲチラシ（両面カラ―）を作成
　　自治会加入率向上対策として役員会からの要請で、自治会の意義・役割
　　をＰＲするチラシを作成
　　会員　自治会未加入者対象に１０００枚作成
　４．その他
　　自治会行事（サマーフェスティバル　敬老会　もちつき大会)への手伝い
　
広報部各担当者の役割
　１．部長
　　毎月第２日曜日９：３０～１２：００集会所にて開催の役員会に出席。
　　役員会開催前に部の運営および予定等を報告する
　　半期ごと３万円の仮払い活動費を預かり、支出管理を行う
　　（２７年度活動費予算案８,０００円）
　　部会を開催する
　２．副部長
　　部長を補佐する
　　「土気南中学校区避難所運営委員会」へ委員として参加する
　３．集会所委員
　　月当番がある。詳細については別途集会所委員の引き継ぎで
　　　　　　　　　　　　（２月２８日(土)１０：００～集会所）
　　年度末に集会所の清掃を集会所委員全員で行う
　　３月に集会所の棚卸を行う
広報誌作成について
　１．印刷・製本
　　平成２２年度から印刷・製本は外部業者委託となり、それを前提とした広報誌
　　発行の予算建てを行っている（２７年度発行予算案：１３０,０００円）
　　本年度より　㈲ベルプラン＊に印刷・製本を委託
　　モノクロＡ３用紙二つ折りで作成　あるいはＡ４一枚入りで作成も可能
　　７００部作成（会員数６６４）
　２．編集上の留意点
　　人物が写っている写真を使用する場合は　本人の了承を得る必要がある
　　（撮影の際に許可を得る）
　　著作権に留意する。文献や刊行物からの引用は引用元を明記する。
　　インターネットからのイラストや写真を使用する場合は注意が必要
　
集会所の使用について
　　部長　副部長　集会所委員が集会所の鍵を所持する
　　使用する場合は事前に利用申し込み台帳に記入し予約する
　　エアコン使用の場合は　エアコン用ブレイカ―のＯＮ　ＯＦＦを行う
　　集会所使用後は「集会所使用後のチェック表」に記入し　鍵を２ヵ所施錠する
　
広報部備品
　　ノートパソコン一式（ＮＥＣ：Ｖｅｒｓａ　Ｐｒｏ）
　　デジカメ一式（ＦＵＪＩＦＩＬＭ：ＦＩＮＥＰＩＸ　Ｚ２５０）
　　広報部用腕章：８枚（予備用２枚）　　防犯パトロール緑腕章：１枚
　
印刷業者　
　 ㈲ベルプラン　携帯：０９０－２４４９－０２１２　　
　〒２６０－０８３３　千葉市中央区稲荷町２－１６－１
　Tel　０４３－２６６－０９０１　　Fax　０４３－２６６－７７８９
　E-ｍａｉｌ：takuto.z@nifty.com
広報誌あすみ121号制作の流れ
3月30日第一回部会にて発行予定と掲載内容を検討
4月13日役員会で文書にて寄稿を依頼する。
会長、総務広報担当副会長、総務、環境整備、文化体育、防犯防災、広報各部長
集会所委員、会計に原稿を依頼
原稿締め切りを5月18日とする
6月1日編集会議
　印刷製本の見積を取る
（株）千代田、（有）ベルプラン
　会長、広報担当副会長に原案を確認してもらう
6月中旬ベルプランにWord原稿を送信
　ベルプランがPDFに変換
　再確認後印刷依頼
7月4日納品
7月5日部会で配布準備
各街区ごとに仕分け作業
　広報誌あすみバックナンバーファイルに1部ファイルする
　会計に請求書を提出し振り込みを依頼する
7月13日役員会にて配布

本日（2/24(火) 13:00～14:15）次年度監査役への引継ぎを行いました。
引継ぎは、本ブログの「監査引継ぎ（平成26年度⇒平成27年度）」に沿って
説明し、新監査役から出た幾つかの質問に答える形で進めました。
新監査役のお一人は、以前、会計を担当したことがある方で、安心して
来年度監査をお任せできる印象を受けました。
なお、新監査役から幾つかの貴重なご意見を伺いましたので、参考のため、
主なものを以下に記しておきます。
(1) 以前、会計監査を受けたときは、会計から帳簿類を預かって会長と監査役
　　のみで監査をおこない、会計は同席していなかった。
(2) 仮払金精算の記帳は、以前も問題があった。
(3) 監査は、会計の実態が見えている前年度の会計担当者が担当するのが
　　良いのでは。
(4) 次年度繰越金が多額過ぎると、自治会費の減額を求める意見が出てきかね
　　ない。多過ぎる分を別会計（定期預金や災害対策準備金など？）に移すのが
　　良いかも。
(5) 4月頭の年度末監査では、定期預金や普通預金通帳の3月末時点の残高や
　　定期の存在を、是非、現物で確認して欲しい。そうしてもらえれば、次年度の
　　会計のスタートラインを、より信頼して見ることができる。無理なら、4月に自ら
　　現物を確認したい。
最後に、
今年度の監査を担当してみて気づいたのですが、今の会計／監査の実態には
幾つかの問題がありそうです。会計や監査をやりたがらない会員も多いと聞き
ます。新たに会計や監査を担当する会員の方たちの負担を少しでも緩和し、
誰もが気軽にできるような形に少しでも近づけるために、「会計／監査業務・
改善タスクフォース」のような組織を立ち上げ、次のような点を議論、改善しては
如何でしょうか？
(1) 会計処理のやり方を定めた「会計処理の手引き」的な文書の作成とルール化
　　　・月々の入出金の記帳ルール制定
　　　・仮払金に関する記帳ルール制定
　　　・普通預金／手持現金の間の移動の記帳ルール制定
　　　・月例役員会で提示する会計資料の規定
　　　・月例役員会での月次会計報告の義務化
　　　・上期／下期決算報告の様式と記入ルールの制定
　　　・等々
(2) 会計帳簿（特にExcelシート）の見直しと改良
　　　・殆ど動きのない定期利息、災害対策準備金の欄が３分の１を占める
　　　　「現預金内訳表の改良
　　　・セットになっている現預金内訳表と収支月次報告書の間の自動入力の
　　　　実現
　　　・現預金内訳表と収支月次報告書の双方に現れる項目の整理・統合
　　　・手持現金への振替があると、存在意味がなくなる「入金合計」「支出合計」
　　　　欄の廃止
　　　・「いつ」「誰から／誰へ」「何のお金が」「どこから／どこへ」「幾ら」動いたか
　　　　を漏れなく記帳できるように改良
　　　・手持現金の金種内訳表の必要性の再検討
　　　・等々
(3) 監査のやり方を定めた「会計監査の手引き」的な文書の作成とルール化
　　　・掲載済の「会計監査の進め方」をベースに、正式版を制定しルール化
新年度の会長、副会長の皆様、よろしければご検討ください。
以上