（11:00～11：45　集会所　部長以下13名出席）
1.ｽｹｼﾞｭｰﾙ
　 　8日(日）9:00～総務部臨時部会(資料配布）
　　22日(日) 9:00～総会　
　 　　　　　（あすみが丘ﾌﾟﾗｻﾞ2階多目的室）
2.総会資料作成
　　3/01　会計・監査分追加原稿依頼
　　3/07　印刷納品(700部）
　　3/08　臨時総務部会開催(配布）
3.総会当日等
　　当日8時30分集合
　（役割）・・
　　・会場設営等　全員イス・机準備
　　　　(ﾚｲｱｳﾄ:役員会配布図参照）
　　・受付　　　　　 ：名簿　　　　　　　
　　・案内　　　　　 ：回覧　
　　・議事録作成　　 ：書記
　　・会場整備　　　 ：環境整備
　　・連絡担当　 　　：文化体育
　　・記録　　　　 　：広報(写真等）
　　・会場外案内　 　：防犯防災
　　<>
　　・挨拶：会長
　　・議事録署名選出員：副会長(総務担当）
　　・総進行：総務部長
　　・専門部説明：各専門部長or副部長
　　・質疑応答：状況により会長・専門部長担当
4.新旧役員懇親会　3/22　13：00～　集会所
　　役割分担、経費支出手続き
5.各担当連絡事項　　なし

☆平成26年1月26日（日）９：００から：26年度街区長説明会　
　　あすみが丘プラザ２階多目的室
☆平成26年2月２３日（日）９：３０から：専門部会打ち合わせ会　
　　あすみが丘第一自治会集会所
☆平成２６年3月２３日（日）９：００～：総会
　　あすみが丘プラザ2階多目的室
　　平成２６年度文化体育部部会毎月第一土曜日9：30～開催予定
☆平成２６年４月５日（土）９：３０～：文化体育部第1回部会　
　１．文化体育部連絡網の確認
　２．本年度の行事確認
　　（１）サマーフェスティバル
　　（２）餅つき大会
　　（３）クラブ活動支援
　　（４）新たな行事（案）　
☆平成２６年５月１０日（土）９：３０～：文化体育部第２回部会　
　１．文化体育部連絡網の再確認
　２．本年度の行事について再確認
　　（１）サマーフェスティバル　８月２３日（土）、２４日（日）　
　　（２）予算について（総会で確認する。）
　　（３）餅つき大会
　　（４）クラブ活動支援（子供の人数×千円）
　　（５）新たな行事（音楽会）
　　（６）文化体育部内、会計・書記を決める。
☆平成２６年６月７日（土）９：３０～：文化体育部第３回部会　
　１．５月１１日（日）第２回役員会にて予算を確認
　２．サマーフェスティバルについて
　　（１）販売品目の確認
　　　　（ビール、清涼飲料水、冷凍パイン、お菓子）
　　（２）販売担当割り振り表（２３日、２４日人員配置決定）
　　（３）６月の役員会にて他部会に応援要請。
　　（４）子供会にも１２時から１４時の間でお手伝いをお願いする。
　　（５）つり銭の用意（８月の部会にてつり銭を）
☆平成２６年７月５日（土）９：３０～：文化体育部第４回部会　
　１．サマーフェスティバルについて
　　（１）総務の応援者を確認（Y、T、T）、役員会で残りの人を確認する。
　　（２）販売品目の価格について確認
　　　　（ビール、清涼飲料水、冷凍パイン、お菓子）　　
　　（３）新たな販売品はかき氷
　　　　（７月２７日までにレンタル品を申し込む。）
　　（４）活動支援機の支払い　　
　　　　　いきいきサロン　１０，０００円
　　　　　第１子供会　　　１９，０００円
　　　　　第２子供会　　　２９，０００円
　　（５）秋のイベント企画を次回の部会で決定する。
☆平成２６年８月２日（土）９：３０～：文化体育部第５回部会
　１．サマーフェスティバルについて
　　（１）役員会で残りの人を確認する。
　　（２）子供かからもお手伝い
　　（３）２３日の手順を確認。
　　　　７時防災倉庫に集合→セッティング→自治会集会所からビール搬入
　　　　（前日迄に購入）→トライアルにてソフトドリンク購入→
　　　　１１時会場に全員集合
　２．秋のイベント企画
　　　（１）１１月２３日（日）コンサート、開催会場の選定
　　　（２）８月９日（土）あすみが丘プラザ　館長打ち合わせ
　　　（３）多目的室（１３～１７時）、和室（１１～１７時）
　　　　　第一自治会　文化体育部で契約する。　　　　　　　　　　　　　　　
　　　（４）２３日～２４日あすみが丘サマーフェスティバル
　　　　　執行予算４００，０００円、支出３１６，９１９円、収入３６２０００円
　　　　　純益４５，０８１円、第一自治会に４４５，０８１円返納する。
☆平成２６年９月６日（土）９：３０～：文化体育部第６回部会　
　１．サマーフェスティバル（８月２３日、２４日）無事終了したことに感謝
　　　模擬店収支報告書提出
　２．１１月２３日（日）コンサート、開催決定
　　　辻　博之と仲間たち＆あすみが丘室内合奏団　　
　３．避難場所運営委員会で第一自治会の避難場所は土気南中学校
　４．餅つき大会は例年どおり行う。
☆平成２６年１０月４日（土）９：３０～：文化体育部第７回部会　
　１．餅つき大会（第一希望日１２月１４日、第二希望１２月７日）
　　　（１）大塚農園と餅つき大会について打ち合わせ
　　　（２）子供会に出席依頼の連絡
　２．自治会主催コンサートを１１月２３日
　　　（１）必要物品の確認
　　　（２）ポスター、チラシ、看板の作成、プログラム、タイムテーブル
☆平成２６年１１月１日（土）９：３０～：文化体育部第８回部会　
　１．自治会ふれあいコンサートについて
　　　（１）あすみが丘プラザにポスターの掲示及びチラシを置く事の認可を
　　　（２）第一自治会会員各戸にチラシのポストインを依頼
　　　（３）第一自治会会館正面の掲示版にポスター掲示
　　　（４）郵便局、土気駅、コンビニ等にポスター掲示要請
　２．餅つき大会について
　　　（１）役員会出席の女性に餅つき大会への協力要請
　　　（２）子供会出席要請の確認
☆平成２６年１２月６日（土）９：３０～：文化体育部第８回部会
　１．自治会主催ふれあいコンサート
　　　（１）集客数　約２００名　多目的室満員　大成功
　　　（２）アンケートについても修正事項あり
　２．餅つき大会について
　　　（１）役員会終了後、速やかに１１：３０～行う
　　　（２）予算の残り金額でお茶、紙コップ、お箸等不足分の購入
☆平成２７年２月１４日（土）１１：００～：文化体育部第９回部会　　
　１．餅つき大会について
　　　（１）役員会の方々のご厚意により，予定どおりに行えた
　　　（２）自治会会館に入りきれない程の方々が来訪、約１５０人大盛況
※１．サマーフェスティバル
　　２．自治会ふれあいコンサート
　　３．餅つき大会
以上３点についての撮影は会長及び総務部に撮影依頼をした。
　　　　

平成27年2月25日（水）あすみが丘第一自治会の集会所に於いて、福祉計画に関する民生委員との第一回の会議が開かれた。

会議には当自治会担当の民生委員Iさん、社会福祉協議会緑区事務所のH主事さんと自治会側から会長と来期副会長候補3人が出席した。
会議で話し合われた内容の概要は以下の通りです。
☆当自治会側で用意した来期の『高齢者見守り活動計画』の概要と
　　スケジュール及び第一回のアンケートの説明がなされた。
☆当自治会の『高齢者見守り活動計画』に対する社協側と民生委員
　　のコメントとアドバイスがなされた。
☆その上で出席者全員による討議が行われ、以下の様な合意に至った。
　　①今後この計画は当自治会と当地区担当の民生委員3人の
　　　　協働作業で進める事が望ましい。
　　②初年度は余り欲張らず『外部からのさりげない見守り』から始める。
　　③諸種の準備を経て事業の開始は平成27年10月を目標とする。
　　④工程表は：
　　　　3/1　　第1回アンケート配布
　　　　3/15　第1回アンケート回収
　　　　3/22　総会で当計画承認
　　　　3/31　第1回アンケート集約
　　　　4/4　　福祉委員会（仮称）立ち上げ
　　　　　　　　活動内容決定
　　　　　　　　福祉ボランティア募集
　　　　7月　　見守り隊編成と研修
　　　　　　　　同意書徴求
　　　　9月　　帳票等の準備
　　　　10月　活動開始
　　　　
以上
　　　　

広報部の主な活動 　
　１．広報誌「あすみ」の発行
　　２６年度は　１２１号を７月発行　１２２号を３月に発行予定
　２．広報誌発行のための取材活動
　　自治会行事の写真撮影
　３．２６年度は　自治会ＰＲチラシ（両面カラ―）を作成
　　自治会加入率向上対策として役員会からの要請で、自治会の意義・役割
　　をＰＲするチラシを作成
　　会員　自治会未加入者対象に１０００枚作成
　４．その他
　　自治会行事（サマーフェスティバル　敬老会　もちつき大会)への手伝い
　
広報部各担当者の役割
　１．部長
　　毎月第２日曜日９：３０～１２：００集会所にて開催の役員会に出席。
　　役員会開催前に部の運営および予定等を報告する
　　半期ごと３万円の仮払い活動費を預かり、支出管理を行う
　　（２７年度活動費予算案８,０００円）
　　部会を開催する
　２．副部長
　　部長を補佐する
　　「土気南中学校区避難所運営委員会」へ委員として参加する
　３．集会所委員
　　月当番がある。詳細については別途集会所委員の引き継ぎで
　　　　　　　　　　　　（２月２８日(土)１０：００～集会所）
　　年度末に集会所の清掃を集会所委員全員で行う
　　３月に集会所の棚卸を行う
広報誌作成について
　１．印刷・製本
　　平成２２年度から印刷・製本は外部業者委託となり、それを前提とした広報誌
　　発行の予算建てを行っている（２７年度発行予算案：１３０,０００円）
　　本年度より　㈲ベルプラン＊に印刷・製本を委託
　　モノクロＡ３用紙二つ折りで作成　あるいはＡ４一枚入りで作成も可能
　　７００部作成（会員数６６４）
　２．編集上の留意点
　　人物が写っている写真を使用する場合は　本人の了承を得る必要がある
　　（撮影の際に許可を得る）
　　著作権に留意する。文献や刊行物からの引用は引用元を明記する。
　　インターネットからのイラストや写真を使用する場合は注意が必要
　
集会所の使用について
　　部長　副部長　集会所委員が集会所の鍵を所持する
　　使用する場合は事前に利用申し込み台帳に記入し予約する
　　エアコン使用の場合は　エアコン用ブレイカ―のＯＮ　ＯＦＦを行う
　　集会所使用後は「集会所使用後のチェック表」に記入し　鍵を２ヵ所施錠する
　
広報部備品
　　ノートパソコン一式（ＮＥＣ：Ｖｅｒｓａ　Ｐｒｏ）
　　デジカメ一式（ＦＵＪＩＦＩＬＭ：ＦＩＮＥＰＩＸ　Ｚ２５０）
　　広報部用腕章：８枚（予備用２枚）　　防犯パトロール緑腕章：１枚
　
印刷業者　
　 ㈲ベルプラン　携帯：０９０－２４４９－０２１２　　
　〒２６０－０８３３　千葉市中央区稲荷町２－１６－１
　Tel　０４３－２６６－０９０１　　Fax　０４３－２６６－７７８９
　E-ｍａｉｌ：takuto.z@nifty.com
広報誌あすみ121号制作の流れ
3月30日第一回部会にて発行予定と掲載内容を検討
4月13日役員会で文書にて寄稿を依頼する。
会長、総務広報担当副会長、総務、環境整備、文化体育、防犯防災、広報各部長
集会所委員、会計に原稿を依頼
原稿締め切りを5月18日とする
6月1日編集会議
　印刷製本の見積を取る
（株）千代田、（有）ベルプラン
　会長、広報担当副会長に原案を確認してもらう
6月中旬ベルプランにWord原稿を送信
　ベルプランがPDFに変換
　再確認後印刷依頼
7月4日納品
7月5日部会で配布準備
各街区ごとに仕分け作業
　広報誌あすみバックナンバーファイルに1部ファイルする
　会計に請求書を提出し振り込みを依頼する
7月13日役員会にて配布

本日（2/24(火) 13:00～14:15）次年度監査役への引継ぎを行いました。
引継ぎは、本ブログの「監査引継ぎ（平成26年度⇒平成27年度）」に沿って
説明し、新監査役から出た幾つかの質問に答える形で進めました。
新監査役のお一人は、以前、会計を担当したことがある方で、安心して
来年度監査をお任せできる印象を受けました。
なお、新監査役から幾つかの貴重なご意見を伺いましたので、参考のため、
主なものを以下に記しておきます。
(1) 以前、会計監査を受けたときは、会計から帳簿類を預かって会長と監査役
　　のみで監査をおこない、会計は同席していなかった。
(2) 仮払金精算の記帳は、以前も問題があった。
(3) 監査は、会計の実態が見えている前年度の会計担当者が担当するのが
　　良いのでは。
(4) 次年度繰越金が多額過ぎると、自治会費の減額を求める意見が出てきかね
　　ない。多過ぎる分を別会計（定期預金や災害対策準備金など？）に移すのが
　　良いかも。
(5) 4月頭の年度末監査では、定期預金や普通預金通帳の3月末時点の残高や
　　定期の存在を、是非、現物で確認して欲しい。そうしてもらえれば、次年度の
　　会計のスタートラインを、より信頼して見ることができる。無理なら、4月に自ら
　　現物を確認したい。
最後に、
今年度の監査を担当してみて気づいたのですが、今の会計／監査の実態には
幾つかの問題がありそうです。会計や監査をやりたがらない会員も多いと聞き
ます。新たに会計や監査を担当する会員の方たちの負担を少しでも緩和し、
誰もが気軽にできるような形に少しでも近づけるために、「会計／監査業務・
改善タスクフォース」のような組織を立ち上げ、次のような点を議論、改善しては
如何でしょうか？
(1) 会計処理のやり方を定めた「会計処理の手引き」的な文書の作成とルール化
　　　・月々の入出金の記帳ルール制定
　　　・仮払金に関する記帳ルール制定
　　　・普通預金／手持現金の間の移動の記帳ルール制定
　　　・月例役員会で提示する会計資料の規定
　　　・月例役員会での月次会計報告の義務化
　　　・上期／下期決算報告の様式と記入ルールの制定
　　　・等々
(2) 会計帳簿（特にExcelシート）の見直しと改良
　　　・殆ど動きのない定期利息、災害対策準備金の欄が３分の１を占める
　　　　「現預金内訳表の改良
　　　・セットになっている現預金内訳表と収支月次報告書の間の自動入力の
　　　　実現
　　　・現預金内訳表と収支月次報告書の双方に現れる項目の整理・統合
　　　・手持現金への振替があると、存在意味がなくなる「入金合計」「支出合計」
　　　　欄の廃止
　　　・「いつ」「誰から／誰へ」「何のお金が」「どこから／どこへ」「幾ら」動いたか
　　　　を漏れなく記帳できるように改良
　　　・手持現金の金種内訳表の必要性の再検討
　　　・等々
(3) 監査のやり方を定めた「会計監査の手引き」的な文書の作成とルール化
　　　・掲載済の「会計監査の進め方」をベースに、正式版を制定しルール化
新年度の会長、副会長の皆様、よろしければご検討ください。
以上

平成27年2月22日　自治会集会所　和室にて　　

1.平成27年度環境整備部　「役割と分担」にて引継完了致しました。（ブログ掲載
　参照）
2.各担当の公園鍵の引継は3月最終公園鍵当番日に引継と致しました。
3.部長の最終引継は、3/29日最終定例報告完了後　保管鍵、部長専用USBメモ
　　リー（1個）、過去の引継書面を手渡し引継完了と致します。
4.新副部長へ副部長専用USBメモリー1個。（2/22日手渡し）
5.その他、環境整備部役員ブログ参照願います。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

１．引き継ぎ資料　（1～4以外は年度末監査終了後にお届けします）
　　1. 監査引継ぎ（この文書）
　　2. 会計監査の進め方
　　3. 監査・指摘事項（４月度～１月度）
　　4. 会計処理に関する改善要望
　　5. H２６年度　普通預金通帳コピー
　　6. H２６年度　収支月次報告書
　　7. H２６年度　現預金内訳表
　　8. H２６年度　事業収支報告（仮払金支出事業の一部）
　　9. H２６年度　上期会計監査チェックリスト及び報告書
　 10. H２６年度　上期会計監査報告（＝収支決算報告書）
　 11. 会計帳簿 （もしあれば、3/1入手予定）
　　　　　※ 前年度に実在した帳簿、今年度に新たに作成した帳簿等
　 12. 前年度（H25）監査からの引継資料一式
２．監査の役割
　　監査の役割は「不正入出金」と「不適切な会計処理」の監視です。
　　重要なことは、次の２点。
　　　　・月々の収支に不正が無いこと、
　　　　・月末時点の現金／預金の残高が、帳簿記載の残高と一致していること
　　「不正入出金」は無いはずですが 、万一、疑わしい支出を発見した場合は、
　　領収書や請求書等の裏付書類の提示を求め、その正当性を確認して下さ
　　い。　
　　「不適切な会計処理」の監視は、気づいた点を報告するにとどめ、訂正は
　　会計担当に任せるのが無難です。帳簿上の些細なミスはあまり気にしない
　　こと。
３．監査のやり方
　　基本的には「会計監査の進め方」に沿って監査する。
　　※ 会計担当の協力如何では、文書通りにできないこともあります。
　　　　柔軟に対応してください。
　　※ 年度初め（４月役員会終了後）に、会計担当と打合せ、毎月の役員会で
　　　　会計担当から受け取る資料を取り決めておくと良い。
　　※ 上期／下期収支決算報告は、初めて見ると項目間の関係が分かりずら
　　　　く、とまどいます。前年度の決算報告で項目間の関係を予め把握して
　　　　おくと、監査がスムーズに進められます。
４．特に注意すべき点 （詳しくは「監査・指摘事項」参照）
　　・普通預金から手持現金への移動が適切に記帳されているか？
　　　　　普通預金からの出金と、手持現金への入金が、同日、同額で記帳
　　　　　されていること。
　　・仮払金精算が適切に記帳されているか？
　　　　　仮払金の支出／精算の記帳には幾つかのパターンが見られ、
　　　　　収支上、残金の二重入金になっている場合も見受けられます。
　　　　　仮払金の出金、仮払金全額の仮想返金、仮払金残金の返金、
　　　　　仮払適用事業の支出、仮払適用事業の収入、の組み合わせが
　　　　　適切かを、自治会資産の増減に着目して判断してください。
　　・仮払金の使途は適切か？
　　　　　行事開催費や部門活動費として支給された仮払金は、精算翌月の
　　　　　収支月次報告書では、支出の総額がのみが報告され、内訳は
　　　　　報告されない場合があります。精算時の支出報告書で確認してくだ
　　　　　さい。
　　・外部への現金支出の支出先、金額は妥当か？
　　　　　外部への支出は、通常は口座振込。現金支出は不自然なので
　　　　　要注意。
以上

1. 月次報告の確認（監査月を含む毎月）
　　(1) 手持現金の入出金の確認
　　　　・【現預金内訳表】の普通預金と手持現金の振替は、普通預金と手持ち
　　　　　現金の入出金に同額が記入されていること
　　　　・仮払金残金の返金が【現預金内訳表】と【収支月次報告書】に適切に
　　　　　記帳されていること
　　　　　　※ 仮払精算は帳簿記帳で混乱が生じやすいので注意。
　　　　・【現預金内訳表】の現金出金に不審な支出が無いことを確認
　　　　　　（あれば、監査時に領収書等で確認）
　　　　・【現預金内訳表・次月繰越金内訳】の手持現金残高と
　　　　　【金種別現金残高表】の合計金額が一致すること
　　(2) 一般会計・普通預金の入出金の確認
　　　　・預金通帳の取引記録と【現預金内訳表】の普通預金の入出金記録が
　　　　　一致していること
　　　　・【収支月次報告書】の振込出金に不審な出金が無いことを確認
　　　　　　（あれば、監査時に領収書等で確認）
　　　　・【現預金内訳表・次月繰越金内訳】の普通預金（一般会計）残高と
　　　　　預金通帳の月末残高が一致すること
　　(3) 仮払適用行事・収支報告の妥当性確認
　　　　・ 費目、金額が不審な支出が無いことを確認
　　　　　　（あれば、監査時に領収書等で確認）
　　(4) 【収支月次報告書】【現預金内訳表】の記載全般のチェック
　　　　・「仮払金残高」表の内容が、当月の仮払支出、仮払精算の事実を
　　　　　正しく反映していること
　　　　・入出金の相手（誰から／へ）、入出金の主旨（何のためのお金）が
　　　　　分かるように記入されていること
　　　　・入出金が、現金なのか銀行口座の振込なのかが、取引実態を正しく
　　　　　反映していること（通帳記録で確認）
　　　　・記入漏れ／記入ミスがないこと
2. 金融資産の確認（上期／下期／年度末監査）
　　(1) 【現預金内訳表・次月繰越金内訳】の普通預金（定期預金利息／災害対
　　　　策積立金）残高が、通帳の前月末残高と一致すること
　　(2) ３定期預金が実在し、金額が前月の【現預金内訳表】の次月繰越金内訳
　　　　に記載の金額と一致すること（証書／通帳を確認）
3. 決算報告の確認（上期／下期監査）
　　以下の各等式が成り立つことを確認。
　　　　（注）文中の①～⑭は、別紙「決算報告サンプル」中の項目番号
　　(1) 「④ 現金残高」
　　　　　　　＝ 決算前月の収支月次報告書・次月繰越金内訳・手持現金残高
　　(2) 「⑤ 普通預金残高」
　　　　　　　＝ 決算前月の収支月次報告書・次月繰越金内訳・普通預金残高
　　(3) 「⑥ 定期預金利息・千葉銀行」
　　　　　　　＝　前月末の通帳残高
　　(4) 「⑦ 災害対策普通預金・京葉銀行」
　　　　　　　＝ 前月末の通帳残高
　　(5) 「⑫ 京葉銀行 定期預金」＝750万円、
　　　　「⑬ 千葉銀行 定期預金」＝600万円、
　　　　「⑭ 京葉銀行 定期預金」＝150万円
　　(6) 「① 前期繰越金」
　　　　　　　＝前期繰越（現金＋京葉銀・普通預金＋千葉銀・定期利息＋
　　　　　　　　　　　　　　 京葉銀・災害対策積立金）
　　(7) 「③ 前期繰越を含む収入合計」
　　　　　　　＝「⑪ 合計」
　　　　　　　＝「① 前期繰越金」＋「② 当期収入計」
　　　　　　　＝「⑨ 当期支出計」＋「⑩ 次期繰越金」
　　(8) 「⑧ 繰越金合計」
　　　　　　　＝「⑩ 次期繰越金」
　　　　　　　＝「④ 現金残高」＋「⑤ 普通預金残高」＋「⑥ 定期預金利息」＋
　　　　　　　　 「⑦ 災害対策普通預金」
4. 次年度予算案の確認（下期監査）
　　以下の各等式が成り立つことを確認。
　　　（注）文中の①～⑩は、別紙「予算案サンプル」中の項目番号
　　(1) 「①X年度・3月末時点翌期繰越額・実績金額」
　　　　　　＝ 下期決算報告の「前期繰越金」
　　(2) 「②X年度・自治会年度収入合計」
　　　　　　＝ 下期決算報告の「当期収入計」
　　(3) 「⑨X年度・当期経常支出計」
　　　　　　＝ 下期決算報告の「当期支出計」
　　(4) 「③X年度・当期支出計」
　　　　　　＝ 「⑨26年度・当期経常支出計」＋「⑩ 災害等特別支出計」
　　(5) 「⑦X年度・次期繰越金（A+B-C+D+E-F)」
　　　　　　＝ （①A＋②B－③C＋④D＋⑤E－⑥Fの計算結果）
　　(6) 「⑦X年度・次期繰越金（A+B-C+D+E-F)」
　　　　　　＝ 「⑧X+1年度・3月末時点翌期繰越額」

1. 監査は年３回実施。（開催日は会計が決める。下記はH26年度実績）
　　・上期監査（4～9月会計）
　　　　　　　　監査予定日　10月第１日曜日（10月役員会の1週間前）
　　・下期監査（4～2月会計）
　　　　　　　　監査予定日　 3月第１日曜日（3月役員会の直後）
　　・年度末監査（3月会計）
　　　　　　　　監査予定日　 4月第１日曜日（予定）
2. 毎月の役員会で、会計担当から次の資料を受領
　　・前月分【収支月次報告書】
　　・前月分【現預金内訳表】
　　・京葉銀行・普通預金通帳（一般会計）
　　・部門活動費、行事開催費の仮払金精算の収支報告（精算月の翌月のみ）
　　※ 預金通帳と仮払金収支報告が現物で提示された場合は、必要部分の
　　　　コピーを取り保存する。
3. 上期監査日に 、会計担当から次の資料を追加で受領
　　・【上期収支決算報告】
　　・全ての預金通帳、定期預金証書
　　　　（一般会計用通帳は「項番2の資料」に含まれる）
4. 下期監査日に 、会計担当から次の資料を追加で受領
　　・【年度収支決算報告】と【次年度予算(案)】
　　・全ての預金通帳、定期預金証書
　　　　（一般会計用通帳は「項番2の資料」に含まれる）
5. 年度末監査日に、会計担当から次の資料を追加で受領
　　・全ての預金通帳、定期預金証書
　　　　（一般会計用通帳は「項番2の資料」に含まれる）
6. 役員会で受領した資料を「会計監査チェック項目」に従って事前にチェックし、
　　監査日まで指摘事項を纏めておく
7. 監査当日は、以下のことを実施
　　・監査当日に提示された資料を「会計監査チェック項目」に従ってチェックし、
　　　指摘事項をメモしておく
　　　　（注）上期／下期監査は書類が多いので、チェックする時間を確保し、
　　　　　　　監査開始日時は、会計担当と立会人に相談して決める
　　・会計担当、立会人同席のもと、事前に纏めておいた指摘事項を含む、全て
　　　の指摘事項を提示し対応を協議する
　　・監査結果の報告
　　　　◎ 「会計監査チェック項目」の全項目で問題がなければ、
　　　　　　【収支決算報告（上期／通期）】に署名・捺印
　　　　◎　軽微な問題がある場合は、口頭で改善点を伝え、
　　　　　　【収支決算報告（上期／通期）】に署名・捺印
　　　　◎ 重大な問題がある場合は、口頭で修正点を伝え 、収支決算報告の
　　　　　　訂正を要求。訂正後に再監査し、適正と認められた時点で
　　　　　　【収支決算報告（上期／通期）】に署名・捺印

議題１．会長報告：
（０）来期の福祉活動の準備作業に就いて
　　2月10日：暫定福祉委員長が社会福祉協議会事務所訪問
　　　　　　　　福祉主任主事に福祉活動に就いてアドバイスを受ける。
　　　　　　　　　①計画前にアンケートでニーズを調査する
　　　　　　　　　②民生委員との協力が重要
　　2月11日：会長と来期副会長候補の福祉計画準備会議
　　　　　　　　 来期の福祉計画の概要を討議
　　　　　　　　 暫定福祉委員長に来期の副会長候補を指名　　　　 　　　　　　 　　　
　　2月25日：自治会地区の民生委員との初会合
　　　　　　　　 自治会の福祉計画の社協と民生委員への説明と
　　　　　　　　社協及び民生委員のアドバイスを受ける。
　　　　　　　　自治会と民生委員との協働作業の重要性を確認。
　　3月01日：役員会で福祉計画のアンケート案説明・承認予定
　　　　　　　　 福祉計画に関する第1回アンケート全戸配布予定
　　3月21日：第1回アンケート支部長回収予定
　　3月22日：自治会総会で福祉計画の承認予定
　　3月28日：第1回アンケート集計予定
　　4月04日：福祉委員会（仮称）の立ち上げ
（１）南中学校区自治会長会の月例会（2月21日）
　　　1.1　防災地図プロジェクト進捗報告:　
　　　　　　第２稿が２月２３日提出される予定。３月中に検証予定
　　　1.2　市道の芝生を囲むアーチ型鉄柵
　　　　　　 破損した部分は危険などで撤去する（補修の予算なし）
　　　1.3　来期の敬老会の計画
　　　　　　 民生委員長の松井氏、近藤氏、社協の丸島氏招き討議
　　　　　　 ３月２８日の例会に南中学校区の態度を決める
　　　　　　 自治会非加入者の対象にするか否か問題
（２）自治会運営のIT化計画の概要
　　　①ボランティア組織のIT委員会（仮称）の立ち上げ
　　　 　自治会運営でIT利用の促進
　　　　　集会所のPCの管理運用
　　　　　パソコン教室の開催
　　　 ②集会所のPCのグレードアプとインターネット接続
（３）退会申し出者の対応
　　 一旦自治会から離れると、見守りや災害時の支援が難しくなる
　　　出来るだけ街区長や支部長で説得、難しい場合は会長・副会長へ
（４）パソコン教室の募集
　　 ①専門部の部長・副部長対象：ブログの便利な使い方
　　 ②初級クラス説明会：３/１８（水）14:00、３/２１（土）14:00
　　　　Windows、Word、Excel、メール、ブログ、Internet等
　　 ③中級クラス説明会：３/１８（水）14:00、３/２１（土）14:00
　　　　画像処理、動画処理、ブログやホームページ作成等
　　　
議題２． 各部の運営および予定について
２－１　総務部
　（１）本日回覧物
　　　　 i. 総会開催通知(全戸配布)
　　　　ⅱ.　自治会意見要望書(全戸配布)
　　　　ⅲ.　総会出欠委任状（回覧扱い）
　　　　　　　~3/13街区長, ~3/14支部長,~ 3/15総務部長まで
　（２）総会
　　　　　平成２７年３月２２日(日)　9:00~12:00　　
　　　　　 あすみが丘プラザ　２階　多目的室
　　　　　　　　(役割別途) 　
（３）新旧役員懇親会について
　　　　平成２７年３月２２日(日)　総会終了後13時から、
　　　　第一自治会集会所にて開催（役員以上参加へ）
　（４）総会資料の準備状況
　　　　2/16 印刷原稿業者へ依頼済み。　
　　　　3/03　再原稿依頼(会計･監査分追加)
　　　　3/07　印刷納品(700部)
　　　　3/08　配布予定
　（５）3月22日総会役割
　　　　1月31日「平成２７年度新街区長説明会」の同じく編成
　　　　当日集合　８時３０分　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
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　　　会場設営(全員)：椅子、机等　(ﾚｲｱｳﾄ確認)　　　　　　　
　　　　・受　付　　 　　　（名簿）：名簿確認・資料配布等
　　　　・案　内 　　 総務 (回覧）：自由席案内
　　　　・議事録作成　 　　 (書記)：書記　
　　　　・会場整備 (環境整備)
　　　　・連絡担当 （文化体育）
　　　　・記　録 (広報)：準備状況・会場全体撮影等
　　　　・会場外案内整備 (防犯防火)　　　　　　　
　　　　　《説明会内担当》
　　　　　・ 挨　拶：会　長
　　　　　・ 議事録署名選出員：副会長(総務担当)
　　　　　・ 総司会：総務部長
　　　　　・ 専門部内容説明：各部長、副部長、監査、会計
　　　　　・ 質疑応答：質問内容により関連役員より回答
２－２　広報部
（１）広報誌『あすみ122号』 完成 各戸への配布をお願いします
２－３　環境整備部
（１）2月清掃結果報告：
　　　2/7　計40名（かしの木公園12名、さくら公園3名、
　　　　　　　創造の杜公園16名、集会所4名、調整池5名）
　　　　　　　昨年同期は47名
　　　2/21計22名(かしの木公園13名、さくら公園9名）

　２－４　防犯防災部
　（１）合同パトロールの報告
　　　2月は27日に行いました。　参加人員　９名（警察官１名）
　　　　3月のパトロールは　２７日（金）
　（２）駅前交番よりの注意事項（防犯防災部通信にて）
　（３）街頭修理（６ヶ所）
　　　
２－５　文化体育部
　（１）特に報告なし。
２－６ 集会所管理委員会
　（１）特に報告なし
２－７ 会計
（１）平成２６年度下期会計報告
（２）平成２７年度予算(案)　について
以上