ＩＴ委員会代表ＴＴ
１．広報担当役員との意見交換会
５月のボランティアＧとの意見交換会では、ＩＴ委員会からの説明が中心になり、広報部からの意見を聞く機会がありませんでしたので、７月に広報関係役員２名とＩＴ委員会代表の話し合いの機会を持ちました。とくに、結論というものはありませんが、問題意識は次の３点に要約されます。
１）ＩＴ委員会からは、ブログの便利性・必要性・有用性・将来性について述べ、広報部が心配するトラブルに対するリスクは最小化できると述べました。
２）広報部からは、ブログ投稿者が多数になると、不適切な投稿が拡散する心配はあるので、何らかの制限をするべきではないかと述べました。
３）双方から、閲覧者が少ないとの意見がありました。
この話し合いの後で気になったのは、「ブログの管理運営規定」と、ブログの扱いについて議論が多かった「平成２８年度／２９年度総会の決議事項」が新役員の皆様に伝わっていないのではないかという懸念です。この際、一度まとめて振り返ってみたいと思います。新役員の方には、もしかして、初めて聞くことかもしれません。
２．このブログの管理運営に就いて
ブログの運営に就いては、「会員用ブログ」を開くと、次のように注意書きしてあります。これが総会でも認められている規約です。
このブログはあすみが丘第一自治会の『IT委員会』の責任において管理運営しています。 このブログ利用規約は以下の通りです：
（１）投稿記事の閲覧はブログのURLから誰でも可能です。
（２）記事投稿は『IT委員会』から与えられるIDとパスワードでログインしなければ出来ません。投稿希望者はIT委員会までご連絡ください
（３）投稿する記事には投稿者が認識できるようなハンドル名（実名でなくても結構です）を記入して下さい。投稿者のハンドル名が無い場合はブログ管理者がその記事を削除します。
（４）既存記事に対するコメントはログインしなても誰でもできますが、投稿者のハンドル名は必要です。
（５）記事内容が公序良俗に反するものや個人攻撃に類する場合は、ブログ管理者がその記事を削除します。
（６）このブログに関する問い合わせは、IT委員会代表 fwhw2415@nifty.com まで。
この管理運営方針は、一般会員にも投稿の機会を開いたオープン姿勢です。広報「あすみ」や「３０年記念誌」を見ると、このブログ型ＨＰが設定される数年前から、自治会運営がオープンでないという批判があり、それを解決するシステムとして、ブログ型ＨＰが導入されたと思われます。会則の総則にある「民主的運営」に配慮したたものでしょう。これこそが、円滑な自治会運営の基本だと考えていたと思われます。
次に大切なのは、公序良俗に反するもの、個人を誹謗中傷するような記事に対して、管理責任者は削除することが出来るとしたことです。よくネット社会で問題になる不適切な投稿が拡散する心配はありません。この場であまり細かく議論するのは、適当でないと思いますので、細かい対策については省きます。
もう一つ大切なのは、責任はＩＴ委員会が持つという点です。広報部には迷惑をかけないう点です。
３．平成２８年度総会第９号議案ホームページ運営規定(案）
前項のブログ運営に就いて、２８年度の役員会から次のような、変更議案が出されました。
この提案の骨子は、
「円滑な自治会運営を行うために、ブログの双方向性による閲覧者と自治会との意見交換を閉鎖し、自治会員の為の適切な自治会情報を発信はホームページにて公開する」
という点でした。
円滑な自治会運営のためには、「会員との意見交換は不要で、役員会で決めたことを正しく伝えればいい」いう思想に見えます。もともとのブログ運営規定と正反対の思想です。当然、ＩＴ委員会との意見の交換はなかったと思われます。細かい問題の背景はここで記載するのは適当でないので省きますが、この提案は総会で支持されず、次年度継続審議ということになり、次項で述べるように、最終的に廃案となる珍しい結果となりました。
４．平成２９年度総会第３号議案平成２８年度から継続議案案件（３）ホームページ運営規定
平成２９年総会で、「平成２８年度総会提案のホームページ運営規定」は廃案となりました。すなわち、ブログは従来通り運営されるという判断です。森山会長１年目の役員会の提案でした。役員会の審議ポイントとして、次の項が加えられ、総会に報告されました。
ホームページ運用規定：
〇ホームページ／ブログの維持管理業務をＩＴ委員会に委託する。
〇ブログへの投稿は、投稿者への責任のもとに行う。原則、投稿に伴うトラブルについては、自治会は責任を持たないものとする。(以下、略）
〇ブログへの投稿は、投稿者が誰か分かるように記載する。（以下、略）
〇ＨＰの掲載内容の変更修正は等や、ＰＣ／ホームページ／ブログ等のパスワード変更は、自治会からの依頼に基づき行う。
ビジネスの世界で、専門的側面から本体が実行するのが難しい時に、ある部分を他の組織に業務委託することがあります。
その場合、万一トラブルが起こった場合、その対策も含めた契約をする場合とそうでない場合があります。当然、前者の場合が契約金は高くなります。
ＩＴ委員会の場合は、ボランティアですが、第２項に述べたように、トラブルに対する責任を含めた委託契約です。契約金があるわけでもないのに、なぜそんな責任を取るのか、それは事業に対する意識の高さ以外にはないでしょう。
きちんと書いておけば、万一トラブルが起こった場合、広報部にも、会長にも迷惑をかけることはないことになります。
ＩＴ委員会としても、トラブルは起こしたくないわけですので、常に最善の策は考えています。
広報活動ご苦労様です。あまり急がず、地道に活動してください。この4年で、閲覧件数15000件にも登ります。興味ある人は閲覧してくれてます。問題は開かれた自治会を標榜するかどうかです。暗に、ここ2.3年ブラックボックス化が気になります。紙の回覧とＩTツールを有効に使って頂きたい。近隣では当自治会しかないツールです。
役員の皆さんが使ってくれるとありがたいですね。紙の回覧は見直しが効かない。せめて、支障のない程度の役員会議事録の速報版ぐらい開示して欲しい。紙回覧は一ヶ月遅れて、遅すぎます。
平成26年度、27年度は会長を含め、役員の皆様も積極的の投稿されており、後から見ても参考になります。何も支障は起こっておらず、システムとしては使いやすいものだと思います。