ＩＴ委員会代表ＴＴ

⒈.はじめに
２７年度総会提出　平成２８年４月施行の「文書保存規定」を基礎に述べます。
集会所専用ロッカー保管している（会員名簿、資産台帳、契約書、予算決算報告、会計帳簿・付属書類、自治会費納入関係、行政機関への申請および要求書）は一般の会員が見れるものではないので省きます。
また、総務保管（回覧書類、各種届）および各部専用（部会議事録、引き継ぎ書類）も専門部の人が知っておればいいので、対象外にします。
ここでは、一般会員全体に関係し、長期保管の対象になっている、広報誌「あすみ」、総会議事録、役員会議事録に絞って検討しましました。2

２．国会中継を見る－文書保管問題－

文書保管の重要さについて考えるいい材料として、「桜を見る会」があります。日経新聞の世論調査をみると、与党不支持の人のほとんどが「納得できない」でした。与党支持の人でも、8割が「納得できない」でした。

何か後ろめたさのある文書は、法律に触れないという解釈ができそうなものはすぐに、廃棄・隠蔽しようとします。消すことができないと、上部の意向を忖度して、下部が改竄しようとします。これがばれて懲罰問題になりました。
これに比べると、レベルの低い身近な問題ですが、自治会でも似たようなことが起こりそうです。「文書保存規定」を作った目的の一つにこのようなことを避けたいという目的もあったのではないでしょうか。

３．集会所和室で保管状況を確かめてみました

我が自治会の文書保存状況はどうなっているのでしょうか。集会所へ行って調べてみました。
広報誌「あすみ」は自治会発足当時から全部保存されていました。
総会および役員会議事録は、寺本・吉川・井出・長谷部・須田・各会長および森山会長１年目の期間、平成２０年度から平成２９年度までは（内容は確認していませんが、）ファイルは揃っています。また、平成２０年度より前は、総会および役員会の議事録は広報誌「あすみ」に掲載されています。
とくに、「文書保存規定」が総会に提案される前の平成２６および２７年度はよく整理されています。これから見ると２７年度総会提案は、長年行われてきたことを、成文化して「規則」としたもので、無理のないものだと思います。
ただ、ただ平成３０年度（森山会長２年目）および本年度の保存記録は見つかりません。総務部の方で確認して下さい。もし、揃えていないのならば、「規則違反」になります。この程度の事項ならば、第一の責任は該当年の総務部長だと思います。総務担当副会長・会長は監督責任があります。筆者も平成３０年度の副会長なので、少しは責任があるかもしれません。

４．平成３０年度以降は今のうちに揃えて下さい
今は責任を追及するのが問題でなく、長年続けてきたことを途切らさないようにという希望です。会則・規則で決まったことをするのは、総務部長の権限と責任の問題です。
本年度分は、年度末に纏めるという考えかもしれません。それでもいいですが、ぜひ実行して下さい。本来は、役員会議事録などは回覧が終わったら、すぐにファイルしておいて、誰でも見れるようにするものでしょうが。
平成３０年度の資料も今ならば集められるでしょう。平成３０年度の総務部長に頼んでも出来ないのなら、本年度の総務部長でも出来る問題です。
広報誌「あすみ」も不揃いがあったのを、川上幸作さんが一人で集めて、ファイルしたものと聞いています。
平成３０年度は、前年度の会則改定問題、集会所立替アンケートという議論を呼ぶ議題が多かったので、筆者も全部ではありませんが、だいたい揃えいます。集会所に揃えないと隠蔽しているのではないかと、あらぬ疑いをかけられますので、担当の方はぜひ進めて、伝統を途切らさないようにして下さい。もともと、これらの資料は秘密のものではありません。保存のいい人は個人で保管しています。

５．保管書類の価値は
保管書類には、書く人、整理保管する人、纏める人がいて初めて価値が生じます。
２０周年誌、３０周年誌は保管された書類がないと書けません。
将来４０周年誌、５０周年誌も書かれるでしょう。その時に、「平成３０年度の資料はありません」となると悲しいです。
筆者は保管されて資料を基に、切り口を変えて、１８回にわたり自治会の歴史をブログに纏めてきました。新任の役員が短時間に読めるようにし、実践に当たって字引のように使え、もっと詳しく知りたい時は、分かるように出展を出来るだけ明記しました。
以下、２０年誌お３０周年誌について詳しく述べます。

５．１．２０周年誌
平成１９年度に書かれた「２０周年記念誌」は片山会長の時に纏められています。年表と歴代会長の座談会が主ですが、歴史を正しく纏めています。片山会長が司会をしながら、歴代会長に発言を求めながら、歴史の流れに乗せています。「あすみ」と照合してみると歴史を正しく表現しています。
片山会長はコピーライターの仕事をしていた人で、自分が目立たずに人を立てるように纏めるのが上手でした。編集に参加した役員の貢献が分かるようにプロジェクトメンバーの名前を明記しています。

５．２．３０周年誌

３０周年誌は、森山会長１年目、筆者も副会長１年目の平成２９年度に編集発行されましたが、２０年誌のようにプロジェクトを組んだものではありません。時間が足りなかったのか、歴史の纏めとして必要な根拠の記載がなく、募る思いだけが先行したものがあります。

この中で、当時の龍谷広報部長の年表と写真の編集は、広報誌「あすみ」をよく読んだ労作です。
ボランティアグループの記事は、個人的に自治会関連資料をまとめたものです。資料の整理の大切さを示す例です。
また、村本さんの「防犯パトロール隊」の記事は、大型ファイル２冊の厚さ１０センチの資料を基にした投稿です。この資料は千葉市長の表彰状を受けるにも役立っています。文書保存規定対象でない、個人のファイルです。
長谷部さんのＩＴ委員会の記事も、自分から役員などに発した資料を基にしています。
兀脇さんの「見守り隊」の記事は、自治会のブログに毎月報告している記事から纏めたものです。

筆者が書いた「千葉市人口統計表」からの記事は、１０年以上前に「あすみ」に投降したときから毎年気にかけていた統計の現代的再整理です。

６．電子記録
歴史を纏めていて思うのは、「電子記録のいいところは、集会所に行かなくても、自宅で読める」ということです。
避難訓練マニュアルは、長谷部さん投稿の『あすみが丘ふるさとエクスプローラ』で観ました。見守り隊の記事も兀脇さんのブログ投稿を全部を通読しました。>

ＩＴ委員会代表

少し情報が古くなりますが、昨秋１１月８日(第２金曜日）、第４ブロックのＨさんの奥さんに誘われて、夕方５時に あすみが丘プラザ料理実習室の「子ども食堂」に夫婦で行ってきました。
第一自治会の知り合いの奥さま方も幾人か働いていました。 最初に、大きな電気釜と鍋が目につきました。こんなに来るのかなと驚いて、 黒板を見ると、１８合３６食と書いてありました。その日のメニューはカレーライス、具たくさんの切り干し大根、スープ（しめじ、わかめ、にんじん、卵、キャベツ、ウインナー）、リンゴでした。お値段は子供１００円、大人３００円。やがて、子どもの兄弟姉妹、友達同士、勤め帰りのお母さんと子どもやってきました。いい雰囲気です 。これなら家で、一人で食べなければいけない子も、気楽に来れる感じがしました。

食材を寄付してくれる人もいるそうです。私たちも３００円のほかに少しばかりの寄付をしてきました。

ＩＴ委員会代表ＴＴ

防災対策は、阪神淡路大震災・東日本大震災などの大きな災害が起こる度に見直しが行われました。今回は、台風１９号の多摩川氾濫、１０月２５日の千葉地元の豪雨を参考にして、「土気南中学避難所運営」について、考えてみたいと思います。

１．台風１９号の時
広域にわたり多摩川が氾濫する危険が報道され、避難所が一杯になり、自宅から離れた避難所に行かなければならないことが起こりました。避難所には近くの人だけでなく、遠くの人もたくさん来ることがあることを知りました。
また、特殊な例としてホームレスの人が来て、拒否され問題になった例もありました。

２．１０月２５日の豪雨
村田川氾濫危険が報告され、千葉市からレベル４（全員安全な場所に避難）の緊急速報が出されました。対象は大椎町、越智町の一部です。「避難所として、越智小・大木戸小・大椎小・あすみが丘小・土気南小・土気南中・越智中・越智公民館」が指定されました。あすみが丘第一自治会が関与している土気南中も入っていました。実際の被害は、対象外の板倉町で氾濫ではなく、がけ崩れで死者が発生しました。

３．９月１日に土気南中学校避難所訓練では
ところが、９月１日の避難訓練では他地域の人が避難してくることは想定されていませんでした。私は３年間連続の参加ですが、昨年も一昨年も同じでした。避難所運営委員から、 第一自治会の人はこの部屋、ガーデンコートの人はこちら、そのほかに、帰宅困難者もこちらとの説明がありました。
自治会に入っていない人はどうするのか？　帰宅困難者よりもずっと多くの人が対象になるはずです。すぐに疑問が浮かびましたが、近所の自治会と同じところに行けばいいのだろうと思いました。
しかし、村田川流域から避難してくるとは思いませんでした。一般住民の多くは私と同じ感覚でしょう。もしかして、運営委員の中にも、私たちと同じ感覚の人がいるのではと疑いました。

４．『緑区　防災・ふくしガイド＆マップ』、『千葉市避難所開設・運営マニュアル』、「土気南中学避難所運営委員会メンバー表（平成27年度」を調べてみる
そこで、手元にある資料を調べてみました。
まず、各家庭に配布されている『ガイド＆マップ』を見ると、村田川流域の町内会は、上流から小山・大椎・大木戸・越智です。大木戸以外は町内会地域に避難所はありません。土気南中学など高台にある避難所が受入れることが前提になっています。
千葉市ＨＰからダウンロードできる『千葉市避難所開設・運営マニュアル』を見ると、誰でも受け入れるという立場です。避難対象の自治会区分・町丁区分はありません。ホームレスの人も受け入れる必要があるのは当然です。避難所運営委員会のには、市の職員も入っています。このような問題の対策には、プロの人の意見が優先されると思います。
平成２７年度の長谷部運営委員長時代の「南中学避難所運営委員会メンバー表」を見せて頂きました。ここには自治会の人以外に、市役所職員・学校関係者・ＰＴＡ・育成委員も入っています。自治会員だけのことを考えていたわけではなかったのでしょう。避難訓練の時も、初心に戻って自治会以外の人も受け入れることを配慮して貰いたいですね。

５．レベル４の緊急速報を考えてみる
千葉市からレベル４の緊急速報が出た時に、雨の中を避難所まで行けた人がどれだけいたでしょうか？　レベル４というのは、「全員安全な場所に避難しろ」という指示です。この場合は、「家の中でも、より安全な２階に避難しろ。隣が少しでも安全なら、頼んで隣家に移れ。一人暮らしの高齢者がいたら、移動を助けろ」といったことだと思います。雨の中一人で避難するの反って危ない」というように、臨機応変に考えるべきでしょう。、

６．「対岸の火事」と考えずに、第一自治会の避難訓練の見直しを
今回は第一自治会地域は非常に危険ということではありませんでした。しかし、この際第一自治会の避難体制を見直してみましょう。平成２９年度に発行された『３０年のあゆみ』にある自主防災組織図を見てみましょう。この図は、従来の図と違って、訓練に使っている集合場所が記載されています。
気になるのは、第二ブロックの集合場所が集会所。第三ブルックの集合場所が創造の杜となっていることです。豪雨の時には浸水やマンホールの吹き出しがあり、一番危険な場所です。訓練の時には都合がいい場所でしょうが、実際の災害時は違っていることがあります。この組織図は三役会で推敲をされたものではありませんでした。見直しが必要です。そもそも、全員の避難はかえって危険な場合があります。
訓練と実際の場合の違いも考えてみましょう。 訓練はマニュアル通り行うこのが大切です。ところが、実際の災害ではこの通り進むことは稀でしょう。いつも応用問題として、解いていく必要があります。